Giải thể văn phòng đại diện nước ngoài là thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện thuộc thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Để hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp cần xử lý nghĩa vụ thuế, công nợ, bảo hiểm xã hội và quyền lợi người lao động trước khi nộp hồ sơ cho cơ quan cấp phép.

Kế toán Vegas tổng hợp các trường hợp chấm dứt hoạt động, hồ sơ cần chuẩn bị và trình tự thực hiện theo quy định hiện hành.

1. Các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài

Theo Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:

• Thương nhân nước ngoài chủ động đề nghị chấm dứt hoạt động.
• Thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi thành lập.
• Giấy phép thành lập văn phòng đại diện hết hạn nhưng thương nhân không đề nghị gia hạn.
• Cơ quan cấp phép không chấp thuận gia hạn giấy phép.
• Giấy phép thành lập văn phòng đại diện bị thu hồi theo quy định pháp luật.
• Thương nhân nước ngoài hoặc văn phòng đại diện không còn đáp ứng điều kiện hoạt động theo quy định.

Khi thuộc một trong các trường hợp trên, thương nhân nước ngoài cần thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động và giải quyết các nghĩa vụ còn tồn đọng.

2. Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện nước ngoài

Theo Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Thông tư số 11/2016/TT-BCT ngày 05/07/2016 , ược sửa đổi, bổ sung và hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 23/VBHN-BCT ngày 30/03/2026  hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện thường gồm:

1. Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện theo mẫu hiện hành, do người đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
2. Bản sao văn bản không chấp thuận gia hạn giấy phép, áp dụng khi chấm dứt hoạt động do không được gia hạn.
3. Bản sao quyết định thu hồi giấy phép, áp dụng khi giấy phép bị cơ quan có thẩm quyền thu hồi.
4. Danh sách chủ nợ và các khoản nợ chưa thanh toán, bao gồm nợ thuế và nợ bảo hiểm xã hội.
5. Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng.
6. Bản chính giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Lưu ý: Tài liệu tại mục 2 hoặc mục 3 được chuẩn bị theo trường hợp chấm dứt hoạt động thực tế. Trường hợp giấy phép bị thu hồi, hồ sơ không yêu cầu thông báo chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 36.

Thương nhân nước ngoài và người đứng đầu văn phòng đại diện cùng chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của hồ sơ.

Biểu mẫu cần sử dụng: Tham khảo Văn bản hợp nhất 23/VBHN-BCT ngày 30/03/2026, được ban hành trên cơ sở hợp nhất các quy định về biểu mẫu thực hiện Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

3. Trình tự giải thể văn phòng đại diện nước ngoài

Bước 1: Ban hành quyết định chấm dứt hoạt động

Thương nhân nước ngoài quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện và xác định thời điểm ngừng hoạt động phù hợp.

Đồng thời, cần rà soát hợp đồng đang thực hiện, công nợ, nghĩa vụ với người lao động và các khoản phải nộp cho cơ quan nhà nước.

Bước 2: Hoàn thành nghĩa vụ thuế

Văn phòng đại diện cần rà soát tình trạng kê khai thuế, thuế thu nhập cá nhân và các khoản thuế còn phải nộp. Nếu có phát sinh nghĩa vụ quyết toán thuế, đơn vị phải thực hiện theo quy định tương ứng.

Hồ sơ đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế thường có:

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo mẫu 24/ĐK-TCT ban hành kèm Thông tư 90/2026/TT-BTC .
• Quyết định hoặc thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.
• Các tài liệu liên quan khác theo yêu cầu của cơ quan thuế trong từng trường hợp.

Văn phòng đại diện nộp hồ sơ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp và thực hiện các nghĩa vụ còn thiếu theo hướng dẫn. Cơ quan thuế sẽ xử lý hồ sơ theo quy định về quản lý thuế và đăng ký thuế hiện hành.

Lưu ý: Không nên mặc định mọi trường hợp đều phải nộp cùng một bộ hồ sơ quyết toán thuế. Thành phần hồ sơ và nghĩa vụ kê khai cần căn cứ vào tình hình hoạt động thực tế của văn phòng đại diện.

Bước 3: Giải quyết quyền lợi người lao động và bảo hiểm xã hội

Văn phòng đại diện cần thanh toán đầy đủ tiền lương, trợ cấp và các quyền lợi hợp pháp khác của người lao động. Đồng thời, đơn vị cần xử lý nghĩa vụ bảo hiểm xã hội và hồ sơ liên quan theo quy định.

Nếu còn nợ bảo hiểm xã hội hoặc chưa giải quyết xong quyền lợi người lao động, cần xử lý trước khi hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động.

Bước 4: Đóng tài khoản ngân hàng và xử lý con dấu

Sau khi hoàn thành các nghĩa vụ liên quan, văn phòng đại diện làm thủ tục đóng tài khoản ngân hàng theo yêu cầu của ngân hàng.

Đối với con dấu, cần kiểm tra nguồn gốc và chế độ quản lý áp dụng. Nếu con dấu thuộc trường hợp phải hoàn trả theo quy định hoặc hồ sơ cấp dấu, đơn vị thực hiện thủ tục với cơ quan có thẩm quyền. Không phải mọi trường hợp đều mặc nhiên phải trả con dấu cho cơ quan công an.

Bước 5: Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động

Thương nhân nước ngoài nộp một bộ hồ sơ đến cơ quan cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Có thể nộp trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc trực tuyến nếu thủ tục được hỗ trợ.

Cơ quan cấp phép kiểm tra hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cơ quan có thể yêu cầu bổ sung; việc yêu cầu bổ sung được thực hiện tối đa một lần.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép công bố thông tin chấm dứt hoạt động trên trang thông tin điện tử của mình.

Cơ quan tiếp nhận cụ thể cần được xác định theo giấy phép và phân cấp thẩm quyền hiện hành. Với thủ tục thuộc thẩm quyền địa phương, nên kiểm tra cơ quan cấp phép cấp tỉnh đang được giao xử lý tại thời điểm nộp hồ sơ.

4. Nghĩa vụ sau khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Theo Điều 38 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài và văn phòng đại diện cần thực hiện các nghĩa vụ sau:

• Niêm yết công khai thông báo chấm dứt hoạt động tại trụ sở văn phòng đại diện.
• Thực hiện đầy đủ các hợp đồng đã giao kết theo quy định.
• Thanh toán các khoản nợ, bao gồm nợ thuế và nghĩa vụ tài chính liên quan.
• Giải quyết quyền lợi hợp pháp của người lao động.
• Hoàn thành các nghĩa vụ khác theo pháp luật có liên quan.

Việc cơ quan cấp phép công bố thông tin chấm dứt hoạt động không thay thế nghĩa vụ thanh toán công nợ, hoàn tất thuế hoặc xử lý quyền lợi người lao động.

5. Những lưu ý khi giải thể văn phòng đại diện nước ngoài

Để hạn chế việc hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp nên lưu ý:

• Kiểm tra thời hạn giấy phép và căn cứ chấm dứt hoạt động trước khi lập hồ sơ.
• Đối chiếu số liệu thuế, bảo hiểm xã hội, công nợ và tình hình lao động.
• Sử dụng biểu mẫu hiện hành, tránh dùng mẫu cũ chưa được cập nhật.
• Chuẩn bị đúng giấy tờ tương ứng với trường hợp chấm dứt hoạt động.
• Kiểm tra cơ quan tiếp nhận hồ sơ theo thẩm quyền cấp phép thực tế.
• Lưu lại thông báo, quyết định và chứng từ hoàn thành nghĩa vụ sau khi thủ tục kết thúc.

6. Dịch vụ giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Kế toán Vegas

Kế toán Vegas hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ, xác định nghĩa vụ thuế, chuẩn bị biểu mẫu và thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện theo quy định.

Tùy tình trạng thực tế, phạm vi hỗ trợ có thể bao gồm:

• Kiểm tra hồ sơ pháp lý và giấy phép văn phòng đại diện.
• Rà soát kê khai thuế, thuế thu nhập cá nhân và nghĩa vụ còn tồn đọng.
• Hướng dẫn xử lý bảo hiểm xã hội, công nợ và quyền lợi người lao động.
• Chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hoạt động và theo dõi quá trình xử lý.

Trước khi thực hiện, doanh nghiệp nên cung cấp thông tin về giấy phép, tình hình nhân sự, thuế và công nợ để xác định chính xác các đầu việc cần hoàn tất.

Câu hỏi thường gặp về giải thể văn phòng đại diện nước ngoài

Giải thể văn phòng đại diện nước ngoài mất bao lâu?

Theo Điều 37 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, cơ quan cấp phép kiểm tra hồ sơ trong 03 ngày làm việc và công bố thông tin trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian xử lý thuế, bảo hiểm xã hội và công nợ được tính riêng, tùy tình trạng thực tế.

Có cần chấm dứt mã số thuế trước khi nộp hồ sơ không?

Văn phòng đại diện cần xử lý các nghĩa vụ thuế theo quy định. Doanh nghiệp nên kiểm tra với cơ quan thuế quản lý trực tiếp về hồ sơ, trình tự và tình trạng nghĩa vụ thuế trước khi hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động.

Có phải trả con dấu khi giải thể không?

Việc xử lý con dấu phụ thuộc vào chế độ quản lý và hồ sơ cấp dấu của văn phòng đại diện. Cần xác định loại con dấu đang sử dụng để thực hiện đúng quy định, không mặc định mọi con dấu đều phải nộp lại cho cơ quan công an.

Cơ quan nào tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động?

Hồ sơ được nộp cho cơ quan cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Do thẩm quyền và cơ cấu cơ quan quản lý có thể thay đổi, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin thủ tục hành chính hiện hành trước khi nộp.

Căn cứ pháp lý chính:

• Nghị định 07/2016/NĐ-CP, đặc biệt các Điều 35, 36, 37 và 38.
• Văn bản hợp nhất 23/VBHN-BCT ngày 30/03/2026 về biểu mẫu thực hiện Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
• Thông tư 86/2024/TT-BTC về đăng ký thuế và các quy định sửa đổi, hướng dẫn còn hiệu lực tại thời điểm thực hiện.

>>> Giải thể tại Ba Đình – Hà Nội

>>> Giải thể tại Giảng Võ – Hà Nội