Doanh nghiệp có được xin hoãn kiểm tra thuế không? Thủ tục gửi công văn xin hoãn quyết toán thuế như thế nào? Hướng dẫn quy trình kiểm tra thuế tại doanh nghiệp, hồ sơ cần chuẩn bị và cách soạn văn bản đề nghị hoãn kiểm tra thuế theo quy định hiện hành.

I. Căn cứ pháp lý về việc hoãn kiểm tra thuế

Khi tìm hiểu thủ tục xin hoãn kiểm tra thuế tại doanh nghiệp năm 2026, cần tham khảo các văn bản pháp luật sau:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan.
• Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế, đã được sửa đổi, bổ sung, trong đó có Nghị định 373/2025/NĐ-CP.
• Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan, trong đó có Thông tư 21/2026/TT-BTC.
• Quyết định 970/QĐ-TCT ngày 14/07/2023 ban hành quy trình kiểm tra thuế của Tổng cục Thuế.

Trong đó, Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định các biểu mẫu phục vụ kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế, bao gồm Mẫu số 04/KTT về quyết định kiểm tra thuế và Mẫu số 08/KTT về thông báo hoãn thời gian kiểm tra.

Lưu ý quan trọng: Mẫu số 08/KTT là mẫu thông báo do cơ quan thuế sử dụng để thông báo việc hoãn thời gian kiểm tra, không phải mẫu công văn đề nghị hoãn mà doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng. Doanh nghiệp có thể lập văn bản đề nghị riêng, nêu rõ lý do và thời gian đề nghị hoãn theo quy định.

II. Kiểm tra thuế tại doanh nghiệp là gì? Mục đích của kiểm tra thuế

1. Kiểm tra thuế tại doanh nghiệp là gì?

Kiểm tra thuế tại trụ sở doanh nghiệp là hoạt động do cơ quan thuế thực hiện nhằm xem xét, đối chiếu việc chấp hành pháp luật thuế của người nộp thuế trong phạm vi và thời kỳ được xác định.

Trong quá trình kiểm tra, cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hồ sơ khai thuế, hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu liên quan để xác minh số liệu đã kê khai.

Doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp, cung cấp thông tin và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của hồ sơ, tài liệu do mình cung cấp theo quy định pháp luật.

Trên thực tế, hoạt động này thường được gọi là “cơ quan thuế xuống quyết toán thuế”. Tuy nhiên, cần phân biệt việc doanh nghiệp tự lập hồ sơ quyết toán thuế với việc cơ quan thuế tiến hành kiểm tra tại trụ sở.

2. Mục đích của việc kiểm tra thuế

Doanh nghiệp thực hiện cơ chế tự khai, tự tính và tự nộp thuế theo quy định. Vì vậy, việc kiểm tra thuế giúp cơ quan quản lý đánh giá mức độ tuân thủ và xác định nghĩa vụ thuế của người nộp thuế.

Một số mục đích chính gồm:

• Đối chiếu hồ sơ khai thuế với hóa đơn, chứng từ và sổ sách kế toán.
• Xác minh việc kê khai doanh thu, chi phí và xác định nghĩa vụ thuế.
• Phát hiện, làm rõ các sai sót hoặc dấu hiệu vi phạm pháp luật thuế.
• Xác định khoản thuế còn thiếu, khoản nộp thừa hoặc các vấn đề cần xử lý theo quy định.
• Hướng dẫn, yêu cầu doanh nghiệp giải trình và thực hiện nghĩa vụ liên quan trong phạm vi pháp luật cho phép.

Do đó, doanh nghiệp nên duy trì việc kiểm tra sổ sách, đối chiếu hóa đơn và lưu trữ chứng từ thường xuyên, thay vì chỉ rà soát khi nhận được quyết định kiểm tra thuế.

III. Trình tự kiểm tra thuế tại trụ sở doanh nghiệp

Quy trình kiểm tra thuế được thực hiện theo quy định pháp luật và quy trình nghiệp vụ của cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể tham khảo các bước cơ bản dưới đây.

Bước 1: Cơ quan thuế ban hành quyết định kiểm tra

Khi có căn cứ thực hiện kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế, cơ quan thuế ban hành quyết định kiểm tra theo quy định.

Quyết định kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế được lập theo Mẫu số 04/KTT ban hành kèm theo Phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Doanh nghiệp cần kiểm tra các thông tin quan trọng trong quyết định, bao gồm:

• Tên và mã số thuế của doanh nghiệp;
• Nội dung kiểm tra;
• Thời kỳ kiểm tra;
• Thời gian tiến hành kiểm tra;
• Thành phần đoàn kiểm tra;
• Cơ quan thuế ban hành quyết định.

Theo quy trình tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, quyết định kiểm tra được gửi cho người nộp thuế trong thời hạn quy định. Việc kiểm tra theo quyết định phải được tiến hành chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày ban hành quyết định, trừ các trường hợp được xử lý khác theo quy định, chẳng hạn hoãn hoặc bãi bỏ quyết định kiểm tra.

Bước 2: Công bố quyết định kiểm tra hoặc xem xét đề nghị hoãn

Khi nhận được quyết định kiểm tra, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị hồ sơ và bố trí người phụ trách làm việc với đoàn kiểm tra.

Nếu có lý do phù hợp khiến doanh nghiệp chưa thể phối hợp đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể gửi văn bản đề nghị hoãn thời gian tiến hành kiểm tra trước khi cơ quan thuế công bố quyết định.

Văn bản đề nghị cần thể hiện rõ:

• Thông tin doanh nghiệp;
• Số, ngày của quyết định kiểm tra thuế;
• Lý do đề nghị hoãn;
• Thời gian đề nghị hoãn;
• Cam kết phối hợp và chuẩn bị hồ sơ để thực hiện kiểm tra.

Cơ quan thuế xem xét đề nghị và thông báo việc hoãn theo quy định. Việc gửi công văn không đồng nghĩa doanh nghiệp đương nhiên được hoãn kiểm tra.

Nếu không có đề nghị hoãn hoặc đề nghị không được chấp thuận, doanh nghiệp cần thực hiện theo quyết định kiểm tra và hướng dẫn hợp pháp của cơ quan thuế.

Bước 3: Tiến hành kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp

Khi quyết định kiểm tra được công bố, trưởng đoàn kiểm tra thực hiện công bố quyết định, lập biên bản công bố và giải thích nội dung kiểm tra để doanh nghiệp nắm rõ phạm vi, thời kỳ và trách nhiệm phối hợp.

Theo quy định về kiểm tra thuế, thời hạn kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế thông thường tối đa là 10 ngày làm việc kể từ ngày công bố quyết định. Trường hợp đủ điều kiện, thời hạn có thể được gia hạn theo quy định.

Trong quá trình kiểm tra, nếu phát sinh tình huống bất khả kháng khiến việc kiểm tra không thể tiếp tục, trưởng đoàn kiểm tra báo cáo người có thẩm quyền để xem xét việc tạm dừng theo quy định. Việc điều chỉnh nội dung, thời kỳ hoặc thành viên đoàn kiểm tra cũng phải thực hiện đúng trình tự.

Bước 4: Lập biên bản kiểm tra thuế

Sau khi hoàn thành việc kiểm tra, đoàn kiểm tra tổng hợp kết quả, ghi nhận nội dung đã kiểm tra, các vấn đề phát hiện và ý kiến giải trình của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần đọc kỹ biên bản trước khi ký. Nếu còn ý kiến khác với nội dung ghi nhận, doanh nghiệp nên trình bày ý kiến, cung cấp tài liệu liên quan và đề nghị ghi nhận theo đúng thủ tục.

Việc ký biên bản, xử lý trường hợp không ký hoặc có ý kiến khác phải thực hiện theo quy định áp dụng cho từng trường hợp cụ thể.

Bước 5: Xử lý kết quả kiểm tra

Tùy kết quả kiểm tra, cơ quan thuế thực hiện các thủ tục tiếp theo theo thẩm quyền và quy định pháp luật.

Các nội dung có thể phát sinh gồm:

• Xác định lại nghĩa vụ thuế phải nộp hoặc khoản thuế nộp thừa;
• Xử lý tiền thuế còn thiếu, tiền chậm nộp nếu có căn cứ;
• Xử phạt vi phạm hành chính về thuế khi có hành vi vi phạm;
• Ban hành kết luận hoặc văn bản xử lý theo quy định trong trường hợp tương ứng.

Doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn thực hiện nghĩa vụ sau kiểm tra và lưu trữ đầy đủ quyết định, biên bản, kết luận cùng các chứng từ liên quan.

IV. Thủ tục làm công văn xin hoãn kiểm tra thuế

1. Khi nào doanh nghiệp có thể đề nghị hoãn kiểm tra thuế?

Khi đã nhận được quyết định kiểm tra nhưng chưa thể phối hợp đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể xem xét gửi văn bản đề nghị hoãn thời gian tiến hành kiểm tra, trong đó nêu cụ thể lý do và khoảng thời gian đề nghị.

Một số tình huống thực tế doanh nghiệp có thể trình bày để cơ quan thuế xem xét, nếu có căn cứ, gồm:

• Người phụ trách kế toán hoặc người đại diện đang gặp sự cố khách quan khiến việc phối hợp đúng thời điểm gặp khó khăn;
• Hồ sơ kế toán đang được khắc phục sau sự cố dữ liệu, thiên tai hoặc tình huống bất khả kháng;
• Doanh nghiệp cần thêm thời gian tập hợp tài liệu từ đơn vị lưu trữ hoặc các bên liên quan do sự cố ngoài khả năng kiểm soát;
• Có tình huống khách quan khác ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tổ chức kiểm tra đúng thời điểm.

Đây là các ví dụ tham khảo, không phải danh sách lý do được tự động chấp thuận. Cơ quan thuế sẽ xem xét nội dung đề nghị và căn cứ thực tế của từng trường hợp.

2. Thời điểm gửi công văn xin hoãn kiểm tra thuế

Doanh nghiệp cần gửi văn bản đề nghị trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra.

Không nên đợi đến khi đoàn kiểm tra đã bắt đầu làm việc mới gửi công văn xin hoãn theo thủ tục dành cho giai đoạn trước khi công bố quyết định. Nếu vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm tra, doanh nghiệp cần thông báo và xử lý theo quy định áp dụng cho tình huống thực tế.

3. Công văn xin hoãn kiểm tra thuế gửi cho cơ quan nào?

Văn bản đề nghị được gửi đến cơ quan thuế đã ban hành quyết định kiểm tra thuế.

Doanh nghiệp nên sử dụng phương thức gửi văn bản phù hợp, bảo đảm có căn cứ chứng minh thời điểm gửi và việc cơ quan thuế đã tiếp nhận.

4. Cơ quan thuế trả lời đề nghị hoãn trong bao lâu?

Doanh nghiệp cần theo dõi thông báo hoặc phản hồi của cơ quan thuế theo quy định về thủ tục kiểm tra thuế.

Không nên mặc định rằng mọi trường hợp đều được phản hồi trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày gửi công văn nếu không có căn cứ cụ thể áp dụng cho trường hợp đó. Theo quy trình tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, khi có lý do hoãn, việc thông báo hoãn phải được thực hiện trước khi hết thời hạn công bố quyết định kiểm tra theo quy định.

Trong thời gian chờ phản hồi, doanh nghiệp vẫn nên tiếp tục chuẩn bị hồ sơ và chủ động liên hệ cơ quan thuế để xác nhận tình trạng xử lý đề nghị.

5. Nếu cơ quan thuế không chấp thuận hoãn thì phải làm gì?

Nếu đề nghị không được chấp thuận, doanh nghiệp cần phối hợp thực hiện kiểm tra theo quyết định đã ban hành và hướng dẫn của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp nên nhanh chóng phân công nhân sự, tập hợp chứng từ, đối chiếu sổ sách và chuẩn bị nội dung giải trình. Nếu có tài liệu chưa thể cung cấp ngay vì lý do khách quan, cần trao đổi với đoàn kiểm tra và thực hiện theo hướng dẫn, quy định có liên quan.

V. Nội dung cần có trong công văn xin hoãn kiểm tra thuế

Một văn bản đề nghị hoãn kiểm tra thuế nên được trình bày ngắn gọn, rõ ràng và có căn cứ. Doanh nghiệp có thể tham khảo bố cục sau:

1. Phần thông tin chung

• Tên doanh nghiệp, mã số thuế;
• Địa chỉ trụ sở;
• Số điện thoại và thông tin liên hệ;
• Cơ quan thuế nhận văn bản;
• Số, ngày ban hành quyết định kiểm tra thuế.

2. Phần nội dung đề nghị

Văn bản cần nêu rõ doanh nghiệp nhận được quyết định kiểm tra nào, thời điểm dự kiến công bố kiểm tra và lý do khách quan khiến doanh nghiệp đề nghị điều chỉnh thời gian.

Lý do cần được diễn đạt trung thực, cụ thể, có liên quan trực tiếp đến khả năng phối hợp kiểm tra. Nếu có tài liệu chứng minh, doanh nghiệp nên gửi kèm để cơ quan thuế xem xét.

3. Thời gian đề nghị hoãn

Doanh nghiệp cần ghi rõ khoảng thời gian mong muốn được hoãn hoặc thời điểm có thể sẵn sàng phối hợp.

Nên đề xuất một khoảng thời gian hợp lý để hoàn thiện hồ sơ, đồng thời thể hiện thiện chí phối hợp với cơ quan thuế.

4. Cam kết và chữ ký

Cuối văn bản, doanh nghiệp nên nêu cam kết tiếp tục chuẩn bị tài liệu, phối hợp với cơ quan thuế và thực hiện theo phản hồi chính thức.

Văn bản cần có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người có thẩm quyền ký theo quy định, cùng thông tin và dấu doanh nghiệp nếu thuộc trường hợp sử dụng dấu.

5. Có thể dùng Mẫu số 08/KTT để xin hoãn không?

Không nên sử dụng Mẫu số 08/KTT như thể đây là mẫu đơn do doanh nghiệp lập để xin hoãn. Mẫu này có tên là “Thông báo về việc hoãn thời gian kiểm tra” và là mẫu văn bản của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp nên lập công văn đề nghị riêng, viện dẫn quyết định kiểm tra, nêu rõ lý do và thời gian xin hoãn. Nếu cơ quan thuế có hướng dẫn cụ thể về cách gửi hoặc biểu mẫu tiếp nhận tại thời điểm thực hiện, doanh nghiệp nên làm theo hướng dẫn đó.

VI. Những lưu ý khi đề nghị hoãn quyết toán thuế

Để hạn chế rủi ro khi xin hoãn kiểm tra thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

Thứ nhất, gửi văn bản đúng thời điểm. Đề nghị hoãn cần được gửi trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra theo quy định. Việc gửi muộn có thể khiến đề nghị không còn phù hợp với thủ tục này.

Thứ hai, trình bày lý do trung thực và cụ thể. Không nên đưa ra lý do chung chung hoặc không có căn cứ. Nếu có tài liệu chứng minh tình huống khách quan, doanh nghiệp nên chuẩn bị để gửi kèm.

Thứ ba, ghi rõ thời gian đề nghị hoãn. Văn bản nên xác định thời điểm doanh nghiệp đề nghị lùi và khả năng phối hợp sau thời gian đó, tránh chỉ ghi chung chung là “xin hoãn đến khi hoàn thiện hồ sơ”.

Thứ tư, lưu bằng chứng gửi và tiếp nhận văn bản. Doanh nghiệp cần lưu bản công văn đã ký, tài liệu đính kèm và thông tin chứng minh cơ quan thuế đã nhận được văn bản.

Thứ năm, không tự ý bỏ qua quyết định kiểm tra. Việc gửi đề nghị không đồng nghĩa với việc được hoãn. Doanh nghiệp cần theo dõi phản hồi chính thức và chủ động phối hợp theo quyết định kiểm tra nếu chưa được chấp thuận.

Thứ sáu, tiếp tục chuẩn bị hồ sơ trong thời gian chờ. Doanh nghiệp nên rà soát tờ khai thuế, báo cáo tài chính, sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ thanh toán, hồ sơ tiền lương và các tài liệu liên quan để sẵn sàng làm việc khi cần.

Kết luận

Doanh nghiệp có thể gửi văn bản đề nghị hoãn thời gian kiểm tra thuế khi có lý do phù hợp, nhưng việc hoãn cần được cơ quan thuế xem xét và thực hiện theo đúng thủ tục. Doanh nghiệp nên gửi đề nghị trước khi công bố quyết định kiểm tra, ghi rõ lý do và thời gian đề nghị, đồng thời tiếp tục chuẩn bị hồ sơ trong thời gian chờ phản hồi.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát sổ sách, chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế hoặc hoàn thiện văn bản đề nghị hoãn kiểm tra thuế theo tình huống thực tế, Kế toán Vegas có thể hỗ trợ kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn các bước cần thực hiện.

>>> Giải thể tại Ba Đình – Hà Nội

>>> Giải thể tại Giảng Võ – Hà Nội