Chứng thực chữ ký là gì? Điều kiện chứng thực chữ ký gồm những gì? Tìm hiểu các trường hợp được chứng thực, trường hợp bị từ chối và cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký theo quy định mới nhất.

1. Chứng thực chữ ký là gì?

Theo khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP, chứng thực chữ ký là việc người có thẩm quyền xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản chính là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Nói cách khác, cơ quan có thẩm quyền xác nhận một người đã trực tiếp ký vào văn bản được yêu cầu chứng thực.

Chứng thực chữ ký có những giá trị sau:

1. Xác nhận tính xác thực của chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
2. Là căn cứ xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung văn bản.
3. Hỗ trợ cá nhân hoàn thiện hồ sơ hành chính, hồ sơ pháp lý và các thủ tục có liên quan.

Lưu ý: Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận nội dung văn bản đúng pháp luật hoặc hợp pháp. Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung do mình lập và ký.

2. Điều kiện và các trường hợp được chứng thực chữ ký

Theo Điều 24 và Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cá nhân được chứng thực chữ ký khi đáp ứng điều kiện theo quy định và không thuộc trường hợp bị từ chối.

2.1. Điều kiện chứng thực chữ ký

Người yêu cầu chứng thực cần đáp ứng các điều kiện sau:

1. Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu phải minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
2. Có giấy tờ tùy thân hợp lệ để xác định danh tính.
3. Xuất trình giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký.
4. Nội dung văn bản không thuộc trường hợp bị pháp luật cấm chứng thực.

Giấy tờ tùy thân có thể sử dụng gồm căn cước điện tử, thẻ căn cước, giấy chứng nhận căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh còn giá trị sử dụng.

2.2. Các trường hợp được chứng thực chữ ký

Theo khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thủ tục chứng thực chữ ký được áp dụng đối với các trường hợp sau:

• Chứng thực chữ ký của nhiều người trên cùng văn bản

Áp dụng khi có nhiều cá nhân cùng ký tên trên một giấy tờ, văn bản và có nhu cầu xác nhận chữ ký.

• Chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân

Cá nhân có thể yêu cầu chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân theo quy định.

• Chứng thực chữ ký trên giấy tờ do cá nhân tự lập

Áp dụng với các văn bản do cá nhân tự soạn thảo, lập theo quy định pháp luật và cần xác nhận chữ ký.

• Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền

Trường hợp này được chấp nhận khi đáp ứng đồng thời 3 điều kiện:

• Việc ủy quyền không có thù lao.
• Bên được ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường.
• Nội dung ủy quyền không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản.

Ngoài các trường hợp trên, việc chứng thực chữ ký còn được áp dụng theo những quy định pháp luật có liên quan.

3. Các trường hợp không được chứng thực chữ ký

Không phải mọi giấy tờ có chữ ký cá nhân đều được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận chứng thực.

Theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP, người yêu cầu sẽ bị từ chối chứng thực nếu thuộc một trong 4 trường hợp sau:

Trường hợp 1: Người yêu cầu không làm chủ được hành vi

Tại thời điểm thực hiện thủ tục, người yêu cầu không nhận thức và không làm chủ được hành vi của mình.

Trường hợp 2: Giấy tờ tùy thân không hợp lệ

Người yêu cầu xuất trình căn cước điện tử, thẻ căn cước, giấy chứng nhận căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh đã hết giá trị sử dụng hoặc có dấu hiệu giả mạo.

Trường hợp 3: Văn bản có nội dung vi phạm pháp luật

Cơ quan có thẩm quyền không chứng thực chữ ký trên văn bản có nội dung:

1. Vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội.
2. Tuyên truyền, kích động chiến tranh hoặc chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
3. Xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam.
4. Xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân hoặc tổ chức.
5. Xâm phạm quyền công dân.

Trường hợp 4: Văn bản có nội dung là giao dịch

Về nguyên tắc, giấy tờ có nội dung là giao dịch không được thực hiện theo thủ tục chứng thực chữ ký.

Tuy nhiên, pháp luật có ngoại lệ đối với giấy ủy quyền đáp ứng đủ 3 điều kiện đã nêu tại mục 2.2 hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

4. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký hiện nay

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP, hiện nay có các cơ quan, người có thẩm quyền sau:

• UBND cấp xã

Chủ tịch UBND xã, phường, đặc khu có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.

Chủ tịch UBND cấp xã có thể trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền, phân công người có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

• Phòng công chứng, văn phòng công chứng

Công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản theo thẩm quyền.

• Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Cá nhân đang sinh sống, học tập hoặc làm việc ở nước ngoài có thể yêu cầu chứng thực chữ ký tại:

• Đại sứ quán Việt Nam.
• Tổng Lãnh sự quán Việt Nam.
• Cơ quan lãnh sự Việt Nam.
• Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự thực hiện việc ký chứng thực và đóng dấu theo quy định.

Lưu ý quan trọng:

• Phòng Tư pháp cấp huyện không còn là cơ quan có thẩm quyền chứng thực theo cơ cấu tổ chức trước đây.
• Từ ngày 01/11/2025, thẩm quyền chứng thực tại UBND cấp xã được xác định thuộc Chủ tịch UBND cấp xã.
• Một số địa phương có thể chuyển giao thẩm quyền chứng thực chữ ký cho tổ chức hành nghề công chứng theo quyết định của UBND cấp tỉnh.

Việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu. Do đó, cá nhân có thể lựa chọn cơ quan có thẩm quyền thuận tiện để thực hiện thủ tục.

5. Một số câu hỏi thường gặp về chứng thực chữ ký

5.1. Chứng thực chữ ký cần những giấy tờ gì?

Người yêu cầu cần chuẩn bị:

• Căn cước điện tử hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ theo quy định.
• Giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký.

Người thực hiện chứng thực có thể khai thác dữ liệu từ cơ sở dữ liệu theo quy định. Nếu thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu được công bố, người dân không phải nộp lại giấy tờ tương ứng.

5.2. Người dân có được chứng thực chữ ký ở nơi khác tỉnh không?

Có. Việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú. Cá nhân có thể thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền ở bất kỳ địa phương nào, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

5.3. Có được chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền không?

Có. Tuy nhiên, giấy ủy quyền phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

• Không có thù lao.
• Bên nhận ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường.
• Không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản.

5.4. Cơ quan chứng thực có kiểm tra nội dung văn bản không?

Có kiểm tra để xác định văn bản có thuộc trường hợp bị từ chối chứng thực hay không. Tuy nhiên, việc chứng thực chỉ xác nhận tính xác thực của chữ ký, không xác nhận toàn bộ nội dung văn bản là đúng pháp luật.

5.5. Chữ ký đã được chứng thực có giá trị pháp lý như thế nào?

Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu đã ký chữ ký đó. Đây là căn cứ xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung văn bản.

5.6. Người không ký được có thể thực hiện chứng thực không?

Có thể thực hiện chứng thực điểm chỉ theo quy định tại Điều 26 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp người yêu cầu không thể ký hoặc điểm chỉ được thì việc chứng thực được xử lý theo quy định tương ứng.

6. Kế toán Vegas tổng kết

Việc chứng thực chữ ký giúp xác nhận người ký văn bản, đồng thời tạo căn cứ xác định trách nhiệm của cá nhân đối với nội dung đã ký.

Để thủ tục được giải quyết thuận lợi, người dân cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân hợp lệ, kiểm tra nội dung văn bản và lựa chọn đúng cơ quan có thẩm quyền.

Đặc biệt, cần phân biệt chứng thực chữ ký với chứng thực giao dịch. Hai thủ tục này có phạm vi và giá trị pháp lý khác nhau, không thể tùy ý thay thế cho nhau.

>>> Giải thể tại Ba Đình – Hà Nội

>>> Giải thể tại Giảng Võ – Hà Nội