Chứng thực chữ ký ở đâu? Hướng dẫn thủ tục xác nhận chữ ký tại UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng. Cập nhật điều kiện, hồ sơ, thời hạn giải quyết và lệ phí chứng thực chữ ký mới nhất năm 2026.

1. Chứng thực chữ ký là gì? Những giấy tờ nào cần chứng thực?

Chứng thực chữ ký là thủ tục xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản thuộc về người trực tiếp yêu cầu chứng thực. Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra danh tính và xác nhận việc ký trước mặt người thực hiện chứng thực.

Theo quy định, người yêu cầu chứng thực phải tự chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký.

Một số loại giấy tờ thường cần chứng thực chữ ký gồm:

1. Sơ yếu lý lịch, tờ khai lý lịch cá nhân;
2. Đơn đề nghị, đơn xác nhận và các văn bản do cá nhân tự lập;
3. Giấy ủy quyền thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký;
4. Văn bản cam kết, bản tường trình và các giấy tờ có chữ ký cá nhân;
5. Chữ ký của nhiều người trên cùng một văn bản;
6. Chữ ký người dịch trên bản dịch theo quy định.

Lưu ý: Không phải mọi giấy tờ có chữ ký đều được giải quyết theo thủ tục chứng thực chữ ký. Hợp đồng, giao dịch thuộc trường hợp phải chứng thực cần thực hiện đúng thủ tục tương ứng.

2. Điều kiện chứng thực chữ ký theo quy định mới nhất

Căn cứ Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP, Nghị định 280/2025/NĐ-CP và Nghị định 18/2026/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực phải đáp ứng các điều kiện sau:

1. Có đầy đủ năng lực nhận thức và làm chủ hành vi tại thời điểm thực hiện chứng thực.
2. Xuất trình giấy tờ định danh hợp lệ theo quy định.
3. Ký trực tiếp trước mặt người có thẩm quyền chứng thực.
4. Văn bản yêu cầu chứng thực không thuộc trường hợp bị pháp luật từ chối chứng thực.

Những trường hợp không được chứng thực chữ ký

Cơ quan có thẩm quyền từ chối chứng thực chữ ký trong các trường hợp sau:

1. Người yêu cầu chứng thực không nhận thức, không làm chủ được hành vi tại thời điểm thực hiện.
2. Người yêu cầu chứng thực không xuất trình được giấy tờ cần thiết theo quy định.
3. Giấy tờ có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp pháp luật cho phép chứng thực chữ ký.
4. Giấy tờ có nội dung trái pháp luật hoặc đạo đức xã hội.
5. Các trường hợp khác thuộc diện không được chứng thực theo quy định.

Người yêu cầu chứng thực cần phân biệt rõ chứng thực chữ ký với chứng thực hợp đồng, giao dịch. Hai thủ tục này có phạm vi và giá trị xác nhận khác nhau.

3. Chứng thực chữ ký ở đâu? Cơ quan nào có thẩm quyền?

Theo quy định hiện hành, cá nhân có thể lựa chọn các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau:

• UBND cấp xã

UBND xã, phường, đặc khu thực hiện chứng thực chữ ký thông qua người có thẩm quyền theo quy định. Đây là địa điểm phổ biến để người dân xác nhận chữ ký trên sơ yếu lý lịch, đơn từ và giấy tờ cá nhân.

• Phòng công chứng, Văn phòng công chứng

Các tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký theo quy định. Người dân có thể liên hệ để kiểm tra lịch làm việc và tiếp nhận hồ sơ.

• Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Người Việt Nam ở nước ngoài có thể yêu cầu chứng thực chữ ký tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam.

Lưu ý: Từ khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, không còn cơ quan Phòng Tư pháp cấp huyện như mô hình tổ chức trước đây. Vì vậy, người dân nên liên hệ UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng để thực hiện thủ tục.

4. Hồ sơ và thủ tục chứng thực chữ ký mới nhất

4.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Khi thực hiện chứng thực chữ ký, người yêu cầu cần chuẩn bị:

• Căn cước điện tử hoặc giấy tờ định danh hợp lệ như thẻ căn cước, hộ chiếu, giấy chứng nhận căn cước hoặc giấy tờ khác được pháp luật công nhận;
• Giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký, chưa ký trước.

Theo quy định mới, nếu thông tin giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu được công bố và cơ quan có thể khai thác thì người dân không phải nộp hoặc xuất trình lại giấy tờ đó.

4.2. Các bước thực hiện chứng thực chữ ký

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu đến UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền. Sau đó, xuất trình giấy tờ định danh và văn bản cần chứng thực.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ và điều kiện

Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ, xác định danh tính và đánh giá khả năng nhận thức, làm chủ hành vi của người yêu cầu.

Nếu hồ sơ hợp lệ, người yêu cầu được đề nghị ký trực tiếp trước mặt người thực hiện chứng thực.

Bước 3: Hoàn tất chứng thực

Người có thẩm quyền ghi lời chứng theo mẫu, ký tên, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực theo quy định.

Người yêu cầu nhận lại văn bản đã được chứng thực chữ ký sau khi hoàn thành thủ tục.

4.3. Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục

• Văn bản có nhiều người ký cần thực hiện chứng thực chữ ký của từng người theo yêu cầu.
• Nếu văn bản có từ 2 trang trở lên, lời chứng được ghi theo quy định; trường hợp có từ 2 tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai.
• Người yêu cầu phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, không nên ký sẵn ở nhà.
• Trường hợp người dân không thể đi lại vì lý do chính đáng thuộc diện được pháp luật quy định, có thể đề nghị thực hiện chứng thực ngoài trụ sở.

5. Thời hạn giải quyết thủ tục chứng thực chữ ký

Theo quy định tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, thời hạn giải quyết thông thường được xác định như sau:

• Tiếp nhận hồ sơ trước 15 giờ: Giải quyết và trả kết quả trong ngày.
• Tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ: Có thể trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo nếu không thể giải quyết ngay.

Trường hợp cần kéo dài thời gian theo quy định, cơ quan tiếp nhận phải thông báo và hẹn trả kết quả cho người yêu cầu.

6. Lệ phí chứng thực chữ ký mới nhất 2026

Mức phí chứng thực chữ ký hiện hành được quy định tại Thông tư 226/2016/TT-BTC và Thông tư 257/2016/TT-BTC được sửa bị đổi, bổ sung bởi Thông tư số 111/2017/TT – BTC.

Cách tính phí: Một trường hợp được tính là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.

Ví dụ: Một văn bản có 2 người cùng yêu cầu chứng thực chữ ký thì mức phí là 10.000 đồng/trường hợp, không tính riêng 10.000 đồng cho từng chữ ký.

Lưu ý, phí chứng thực chữ ký khác với phí công chứng hợp đồng, giao dịch. Nếu sử dụng thêm dịch vụ soạn thảo văn bản thì có thể phát sinh chi phí dịch vụ riêng.

7. Lưu ý khi chứng thực chữ ký trong sơ yếu lý lịch và giấy ủy quyền

7.1. Chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch

Khi xác nhận chữ ký trong sơ yếu lý lịch, người dân cần lưu ý:

• Người có thẩm quyền chỉ xác nhận chữ ký, không xác nhận toàn bộ nội dung kê khai.
• Không tự ý yêu cầu cán bộ chứng thực ghi nhận xét về nhân thân vào sơ yếu lý lịch.
• Người kê khai phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin đã khai.
• Các mục không có thông tin cần được gạch chéo trước khi nộp.

Việc chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch không đồng nghĩa với việc cơ quan xác nhận toàn bộ thông tin cá nhân là đúng sự thật.

7.2. Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền

Không phải tất cả giấy ủy quyền đều được chứng thực chữ ký. Theo Điều 14 Thông tư 01/2020/TT-BTP, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được áp dụng trong những trường hợp đáp ứng điều kiện luật định.

Một số trường hợp cụ thể gồm:

• Ủy quyền nộp hộ hoặc nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật không cho phép.
• Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp hoặc phụ cấp.
• Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa.
• Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng Chính sách xã hội.

Việc ủy quyền phải đáp ứng điều kiện không có thù lao, không phát sinh nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản.

Đối với các trường hợp ủy quyền khác, người dân cần thực hiện thủ tục chứng thực giao dịch hoặc công chứng theo quy định phù hợp.

8. Câu hỏi thường gặp về chứng thực chữ ký

1. Chứng thực chữ ký có phải là công chứng chữ ký không?

Không. Chứng thực chữ ký là việc xác nhận chữ ký thuộc về người yêu cầu. Công chứng là hoạt động xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch theo quy định pháp luật.

2. Có được ký giấy tờ trước khi đến UBND chứng thực không?

Không nên. Người yêu cầu phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực để xác nhận đúng chữ ký của mình.

3. Chứng thực chữ ký có cần về nơi thường trú không?

Người dân có thể lựa chọn cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực theo quy định. Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc thực hiện tại nơi đăng ký thường trú.

4. Chứng thực chữ ký có giá trị trong bao lâu?

Pháp luật không quy định thời hạn sử dụng chung đối với chữ ký đã được chứng thực. Tuy nhiên, giấy tờ có thể chịu giới hạn thời gian theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hoặc quy định chuyên ngành.

5. Chứng thực chữ ký tại văn phòng công chứng hết bao nhiêu tiền?

Mức phí chứng thực chữ ký là 10.000 đồng/trường hợp. Chi phí soạn thảo văn bản hoặc dịch vụ khác, nếu có, được tính riêng.

Kế toán Vegas tổng hợp các quy định trên nhằm giúp cá nhân và doanh nghiệp nắm rõ địa điểm, điều kiện, hồ sơ và chi phí khi thực hiện chứng thực chữ ký. Người dân nên kiểm tra thủ tục cụ thể trước khi nộp hồ sơ để hạn chế việc đi lại nhiều lần.

>>> Giải thể tại Ba Đình – Hà Nội

>>> Giải thể tại Giảng Võ – Hà Nội