🍀Quỹ tiền mặt bị âm là khi tổng số tiền chi trên sổ sách lớn hơn tổng số tiền thu trên sổ sách. Đây là việc không phù hợp trong thực tế. Cùng Kế toán Vegas Việt Nam điểm lại một số nguyên nhân dẫn đến quỹ tiền mặt bị âm:
- Kế toán hạch toán thiếu nghiệp vụ thu, chi phát sinh hoặc khống nghiệp vụ chi tiền
- Lỗi do ghi chép sổ sách, chứng từ, hạch toán:
– Số tiền trên phiếu thu, chi khác trên sổ sách kế toán
– Ghi lệch nhật ký chi tiền; số cái, sổ quỹ, không khớp nội dung, số tiền.
– Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ.
– Ghi chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (không hạch toán tiền đang chuyển …)
– Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán hai lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn.
3. Số dư quỹ tiền mặt âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu (điều này làm cho sổ quỹ tiền mặt bị âm tại những thời điểm trong ngày)
4. Phiếu chi trả nợ người bán hàng mà người nhận là cán bộ công nhân viên trong Công ty nhưng không có phiếu thu hoặc giấy nhận tiền của người bán hàng kèm theo để chứng minh số tiền này đã được trả tới người bán hàng.
5. Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt…
6. Không có báo cáo quỹ tiền mặt định kì, thủ quỹ và kế toán không thường xuyên đối chiếu.
7. Hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán, không theo dõi nguyên tệ.
– Cuối kỳ không đánh giá lại ngoại tệ hoặc đánh giá không theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng vào thời điểm cuối năm.
– Kế toán hạch toán các nghiệp vụ thu chi bằng ngoại tệ không thống nhất tỷ giá
- Chưa có biên bản tiền mặt tồn quỹ, biên bản kiểm kê thiếu chữ ký của thủ quỹ và kế toán trưởng; không thành lập hội đồng kiểm kê, không có chữ ký của Giám đốc và thành viên Hội đồng kiểm kê quỹ trên biên bản.
9. Biên bản kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng.
“Khi quỹ tiền mặt âm do công ty cắt bớt doanh thu trong khi đó chi phí vẫn chi ra. Thì bạn có thể xem xét 1 số phương án để giải quyết quỹ tiền mặt bị âm:
📌Phương án 1: Một cách được kế toán sử dụng nhiều đó là làm hợp đồng cho vay mượn cá nhân, lãi suất 0%.
Cách xử lý này khá an toàn, đơn giản và được sử dụng nhiều trong thực tế. Có thể làm hợp đồng vay mượn với giám đốc hoặc người trong/ngoài công ty.
Ưu điểm của phương án này:
– Doanh nghiệp không phát sinh chi phí tài chính
– Tăng khoản thu tiền cho doanh nghiệp
Nhưng sẽ có rủi ro như:
– Khả năng bị ấn định lãi suất cho vay của cá nhân => truy thu thuế TNCN 5%
– Dính giao dịch liên kết nếu mượn của giám đốc…
📌Phương án 2: Làm thủ tục Tăng vốn điều lệ
Phương pháp này giúp doanh nghiệp tăng tiền mặt. Với trường hợp này nếu cá nhân nhận vốn góp thì có thể góp bằng tiền mặt, còn nếu đối tượng góp vốn là Doanh nghiệp thì chuyển khoản. Khi đó kế toán cần hợp thức hóa các chứng từ.
Tuy nhiên thủ tục này phức tạp và cần nhiều thời gian, yêu cầu kế toán có kinh nghiệm. Nhưng phương án này rất hiệu quả và mang lại lợi ích nhiều mặt.
📌Phương án 3: Hạch toán các khoản mua hàng hóa, dịch vụ vào TK 331Phương pháp này giúp doanh nghiệp giảm khoản tiền chi, cân đối được âm tiền mặt. Khi có tiền chúng ta sẽ thanh toán sau. Nhưng để sử dụng được phương pháp này kế toán cần chuẩn bị đầy đủ, hợp lý các chứng từ công nợ đính kèm. Kế toán phải lưu ý thời hạn trả nợ thực tế với thời hạn ghi trên hợp đồng để tránh phát sinh chi phí trả chậm.
📌Phương án 4: Tạo nghiệp vụ khách hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt.
Cách làm này giúp tăng Thu tiền mặt tại doanh nghiệp, làm giảm âm quỹ TM. Nhưng nếu làm cách này bạn phải chuẩn bị chứng từ tạm ứng, thanh toán công nợ cẩn thận, đầy đủ nhé, và nó cũng rất nguy cơ nếu bạn có ít kinh nghiệm xử lý vì sẽ treo Có 131 gây ra tình huống thuế ghi ngờ bán hàng không xuất hóa đơn đó.
📌Phương án 5: Chuyển một số khoản chi tiền mặt sang kỳ hạch toán sau.
Đó là việc bạn sẽ chuyển một số khoản chi tiền nội bộ không liên quan đến hóa đơn GTGT để chuyển sang kỳ sau. Cụ thể như bạn chi lương nhân viên, tạm ứng chẳng hạn.
—————————————————
MỌI CHI TIẾT XIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN DỊCH VỤ DOANH NGHIỆP VEGAS VIỆT NAM
Địa chỉ: Số 9, Phố Nguyễn Ngọc Nại, Khương Mai, Thanh Xuân, Hà Nội.
Hotline/Zalo: 0981 377 795
Website: https://ketoanvegas.vn/
