Chi phí nghỉ mát, du lịch hè và team building cho nhân viên có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không? Khoản chi này có phải tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hay được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào? Kế toán cần chuẩn bị hồ sơ gì và hạch toán như thế nào theo quy định hiện hành?

1. Chi phí nghỉ mát, team building là gì?

Chi phí nghỉ mát cho nhân viên là các khoản doanh nghiệp chi trả để tổ chức hoạt động du lịch, tham quan, nghỉ dưỡng hoặc chương trình gắn kết tập thể sau thời gian làm việc. Team building thường được tổ chức nhằm tăng sự phối hợp giữa các thành viên, cải thiện tinh thần làm việc và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Tùy theo kế hoạch tổ chức, chi phí du lịch cho nhân viên có thể bao gồm:

• Chi phí thuê xe, vé máy bay, tàu hoặc phương tiện di chuyển;
• Chi phí khách sạn, khu nghỉ dưỡng và lưu trú;
• Chi phí ăn uống trong chương trình;
• Vé tham quan, vé vào cổng khu du lịch;
• Chi phí thuê địa điểm và tổ chức sự kiện;
• Chi phí thiết kế kịch bản, trò chơi, đạo cụ team building;
• Chi phí quà tặng, hoạt động tập thể và các dịch vụ liên quan khác.

Chi phí nghỉ mát có phải khoản chi phúc lợi không?

Khoản tiền doanh nghiệp chi trực tiếp cho người lao động để nghỉ mát, du lịch hoặc tham gia các hoạt động vui chơi tập thể có thể được xác định là khoản chi có tính chất phúc lợi nếu đáp ứng bản chất và điều kiện theo quy định.

Để quản lý khoản chi này rõ ràng, doanh nghiệp nên quy định chính sách nghỉ mát trong quy chế tài chính, quy chế nội bộ, thỏa ước lao động tập thể hoặc văn bản phù hợp. Đồng thời, cần có quyết định tổ chức chương trình và hồ sơ chứng minh khoản chi thực tế phục vụ người lao động.

Việc xác định là khoản chi phúc lợi không đồng nghĩa với việc toàn bộ chi phí đương nhiên được trừ khi tính thuế TNDN hoặc được khấu trừ thuế GTGT. Mỗi sắc thuế có điều kiện riêng cần kiểm tra.

2. Chi phí nghỉ mát cho nhân viên có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Chi phí nghỉ mát có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định hiện hành.

Căn cứ cần rà soát gồm Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và văn bản sửa đổi, hướng dẫn có liên quan, trong đó có Thông tư 20/2026/TT-BTC.

2.1. Giới hạn chi phí phúc lợi

Đối với khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động, doanh nghiệp cần kiểm tra giới hạn tổng mức chi được trừ theo quy định thuế TNDN.

Mức giới hạn được xác định theo một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế. Khi xác định mức này, kế toán cần căn cứ quỹ tiền lương thực hiện và hồ sơ tiền lương của doanh nghiệp theo quy định áp dụng cho kỳ tính thuế.

Công thức tham khảo:

Một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm / 12 tháng

Khi áp dụng, kế toán cần xác định đúng quỹ tiền lương thực tế thực hiện và các điều kiện liên quan theo văn bản thuế hiện hành; không nên chỉ lấy tổng chi phí lương hạch toán trên sổ kế toán để mặc nhiên kết luận mức được trừ.

Nếu tổng các khoản chi phúc lợi thuộc diện áp dụng giới hạn vượt mức được phép, phần vượt mức có thể không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Lưu ý: Giới hạn trên áp dụng cho tổng các khoản chi phúc lợi thuộc diện tính giới hạn, không chỉ riêng chi phí du lịch hoặc team building.

2.2. Hồ sơ, chứng từ cần có

Ngoài giới hạn chi phí, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh khoản chi có thật, phục vụ hoạt động của doanh nghiệp và người lao động, đồng thời đáp ứng yêu cầu về hóa đơn, chứng từ theo quy định.

Hồ sơ nên có:

• Quyết định của người có thẩm quyền về việc tổ chức nghỉ mát hoặc team building;
• Kế hoạch chương trình, thời gian, địa điểm và dự toán kinh phí;
• Quy chế tài chính, quy chế phúc lợi hoặc văn bản nội bộ làm căn cứ chi;
• Danh sách người lao động tham gia;
• Hợp đồng với công ty du lịch, đơn vị tổ chức sự kiện hoặc nhà cung cấp dịch vụ, nếu có;
• Hóa đơn điện tử hợp pháp cho các dịch vụ thực tế phát sinh;
• Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng hoặc tài liệu xác nhận hoàn thành dịch vụ khi phù hợp;
• Chứng từ thanh toán, sao kê ngân hàng hoặc phiếu chi theo phương thức thanh toán;
• Hồ sơ quyết toán kinh phí sau chương trình.

Doanh nghiệp nên lưu giữ chứng từ theo từng chương trình, đối chiếu số tiền trên hợp đồng, hóa đơn, danh sách tham gia và chứng từ thanh toán. Các khoản chi không có đủ căn cứ hoặc không đáp ứng điều kiện thuế có thể bị loại khi quyết toán.

2.3. Hóa đơn từ 5 triệu đồng có phải thanh toán không dùng tiền mặt không?

Kế toán không nên tiếp tục áp dụng máy móc ngưỡng 20 triệu đồng theo hướng dẫn cũ.

Khi xác định điều kiện chi phí được trừ, cần kiểm tra quy định hiện hành về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo pháp luật thuế TNDN, trong đó có Nghị định 320/2025/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, hướng dẫn áp dụng cho kỳ tính thuế tương ứng.

Đối với khoản chi dịch vụ du lịch, nghỉ dưỡng hoặc tổ chức team building, doanh nghiệp nên ưu tiên thanh toán qua ngân hàng hoặc phương thức thanh toán không dùng tiền mặt phù hợp quy định, đồng thời lưu đầy đủ chứng từ.

Lưu ý: Không phải cứ có hóa đơn là được tự động tính chi phí được trừ. Kế toán cần kiểm tra đồng thời tính hợp pháp của hóa đơn, bản chất khoản chi, giới hạn phúc lợi, điều kiện thanh toán và hồ sơ thực tế.

3. Chi phí nghỉ mát cho nhân viên có phải tính thuế TNCN không?

Việc xác định chi phí nghỉ mát có tính thuế TNCN hay không phụ thuộc vào cách doanh nghiệp tổ chức, chi trả và xác định người được hưởng lợi ích.

Từ năm 2026, cần rà soát quy định thuế TNCN hiện hành, bao gồm Luật Thuế thu nhập cá nhân và Nghị định 253/2026/NĐ-CP, thay vì chỉ dựa vào hướng dẫn cũ tại Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Trường hợp 1: Doanh nghiệp thanh toán dịch vụ chung cho tập thể

Nếu doanh nghiệp ký hợp đồng với đơn vị du lịch để tổ chức chuyến đi chung, thanh toán các dịch vụ phục vụ tập thể và hồ sơ thể hiện đây là chương trình chung cho người lao động, khoản chi có thể không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của từng cá nhân theo điều kiện pháp luật quy định.

Ví dụ: Công ty thuê xe, đặt khách sạn và tổ chức chương trình team building chung cho nhân viên; hóa đơn và hợp đồng ghi nhận dịch vụ phục vụ đoàn hoặc tập thể, không xác định khoản lợi ích riêng cho từng cá nhân.

Doanh nghiệp vẫn cần lưu danh sách người tham gia, quyết định tổ chức và chứng từ dịch vụ để chứng minh bản chất khoản chi.

Trường hợp 2: Khoản chi xác định rõ lợi ích của từng người lao động

Nếu doanh nghiệp chi trả hoặc thanh toán một dịch vụ mà hồ sơ xác định rõ cá nhân được hưởng lợi ích, khoản chi có thể phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo quy định hiện hành.

Ví dụ: Công ty thanh toán một dịch vụ nghỉ dưỡng riêng cho một nhân viên và chứng từ thể hiện rõ người được hưởng dịch vụ đó.

Kế toán cần xem xét bản chất khoản chi và hồ sơ cụ thể trước khi xác định nghĩa vụ thuế, không nên chỉ dựa vào tên gọi “chi phí nghỉ mát” để kết luận có hoặc không tính thuế TNCN.

Kết luận về thuế TNCN

• Chi phí dịch vụ chung cho tập thể: xem xét điều kiện không tính vào thu nhập chịu thuế theo quy định.
• Chi phí mang lại lợi ích xác định cho cá nhân: kiểm tra nghĩa vụ tính thuế TNCN tương ứng.
• Khoản tiền chi trực tiếp cho nhân viên: cần đánh giá riêng theo bản chất khoản tiền, hồ sơ và quy định thuế áp dụng.

4. Chi phí nghỉ mát có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?

Thuế GTGT đầu vào của dịch vụ nghỉ mát, lưu trú, ăn uống hoặc tổ chức team building không đương nhiên được khấu trừ chỉ vì doanh nghiệp có hóa đơn.

Kế toán cần kiểm tra điều kiện khấu trừ thuế GTGT theo Luật Thuế GTGT và các văn bản hướng dẫn hiện hành, đồng thời xác định dịch vụ có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, hóa đơn có hợp pháp và chứng từ thanh toán có đáp ứng yêu cầu hay không.

Các điểm cần kiểm tra gồm:

• Hóa đơn GTGT được lập đúng quy định và phản ánh dịch vụ thực tế;
• Dịch vụ được sử dụng cho chương trình của doanh nghiệp, có hồ sơ chứng minh;
• Doanh nghiệp đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định hiện hành;
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp pháp luật yêu cầu;
• Không kê khai khấu trừ phần thuế GTGT không đủ điều kiện hoặc thuộc trường hợp không được khấu trừ.

Nếu doanh nghiệp chi tiền trực tiếp cho nhân viên tự đi nghỉ mát mà không phát sinh hóa đơn GTGT hợp pháp đứng tên doanh nghiệp cho dịch vụ mua vào, thì không thể tự xác định thuế GTGT đầu vào để khấu trừ.

Lưu ý: Điều kiện để một khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN và điều kiện khấu trừ thuế GTGT là hai vấn đề riêng. Kế toán phải kiểm tra độc lập từng sắc thuế.

5. Cách hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên

Khi hạch toán chi phí nghỉ mát, doanh nghiệp cần căn cứ phương thức tổ chức, nguồn kinh phí, chứng từ thực tế và chế độ kế toán đang áp dụng.

Từ năm 2026, doanh nghiệp cần đối chiếu chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và các quy định liên quan thay vì mặc nhiên sử dụng hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC cho mọi kỳ kế toán.

Các bút toán dưới đây mang tính hướng dẫn theo bản chất giao dịch. Kế toán cần đối chiếu hệ thống tài khoản, chính sách kế toán và hồ sơ thực tế của doanh nghiệp trước khi ghi sổ.

5.1. Trường hợp công ty chi tiền để nhân viên tự đi nghỉ mát

Doanh nghiệp có thể thực hiện chi tiền theo chính sách phúc lợi đã được phê duyệt. Hồ sơ nên bao gồm:

• Quy định về chế độ nghỉ mát hoặc phúc lợi trong quy chế tài chính, thỏa ước lao động tập thể hoặc văn bản nội bộ phù hợp;
• Quyết định phê duyệt khoản chi;
• Danh sách nhân viên được hưởng và mức chi;
• Bảng ký nhận tiền hoặc chứng từ chuyển khoản;
• Hồ sơ quyết toán, chứng từ liên quan đến việc sử dụng khoản tiền nếu quy chế yêu cầu.

Trường hợp chi từ quỹ khen thưởng, phúc lợi đã trích lập:

Khi chi tiền cho người lao động, kế toán có thể ghi nhận:

• Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi;
• Có TK 111 – Tiền mặt hoặc TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.

Việc sử dụng chi tiết tài khoản cấp 2 thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng.

Trường hợp khoản chi được ghi nhận vào chi phí trong kỳ:

Kế toán xem xét ghi nhận vào tài khoản chi phí phù hợp theo chế độ kế toán đang áp dụng và bản chất khoản chi; đồng thời ghi Có TK 111 hoặc TK 112 khi thanh toán, hoặc TK 331 nếu ghi nhận khoản phải trả nhà cung cấp.

Không mặc nhiên ghi Nợ TK 1331 đối với khoản tiền chi trực tiếp cho nhân viên, vì không phải khoản chi nào cũng có hóa đơn GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ.

Nếu khoản tiền chi trực tiếp cho nhân viên thuộc thu nhập chịu thuế TNCN, doanh nghiệp cần thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế theo quy định tương ứng. Bút toán thuế phải căn cứ vào hồ sơ và nghĩa vụ thực tế phát sinh.

5.2. Trường hợp công ty thuê đơn vị tổ chức du lịch cho nhân viên

Khi doanh nghiệp ký hợp đồng với công ty du lịch hoặc nhà cung cấp dịch vụ, kế toán căn cứ hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu và các chứng từ liên quan để ghi nhận.

Khi nhận dịch vụ và hóa đơn:

Nếu khoản chi được ghi nhận vào chi phí trong kỳ, có thể hạch toán theo bản chất giao dịch:

• Nợ tài khoản chi phí phù hợp, chẳng hạn TK 642 nếu thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp theo chính sách kế toán;
• Nợ TK 1331 nếu thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ;
• Có TK 331 – Phải trả cho người bán.

Nếu doanh nghiệp sử dụng quỹ phúc lợi để chi, kế toán cần ghi nhận theo bản chất sử dụng quỹ và hướng dẫn của chế độ kế toán đang áp dụng, không đồng thời ghi nhận trùng một khoản chi vào chi phí và quỹ phúc lợi.

Khi thanh toán cho nhà cung cấp:

• Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán;
• Có TK 111 – Tiền mặt hoặc TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.

Nếu thanh toán ngay khi nhận dịch vụ, có thể ghi nhận trực tiếp Có TK 111 hoặc TK 112 thay cho TK 331 khi phù hợp với chứng từ và cách hạch toán thực tế.

Lưu ý về thuế GTGT: Chỉ ghi Nợ TK 1331 khi khoản thuế GTGT đầu vào đáp ứng điều kiện khấu trừ. Nếu không đủ điều kiện khấu trừ, thuế GTGT đầu vào cần được xử lý vào giá trị khoản chi hoặc tài khoản phù hợp theo quy định kế toán, thuế áp dụng.

5.3. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để hạch toán đúng?

Trước khi ghi sổ, kế toán nên đối chiếu các nội dung sau:

1. Khoản chi thuộc nguồn quỹ phúc lợi hay được ghi nhận vào chi phí trong kỳ.
2. Chương trình có được phê duyệt và có quy định nội bộ làm căn cứ chi hay không.
3. Hóa đơn, hợp đồng và chứng từ có phản ánh đúng dịch vụ thực tế không.
4. Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt có được đáp ứng khi pháp luật yêu cầu không.
5. Khoản chi có nằm trong giới hạn được trừ khi tính thuế TNDN không.
6. Thuế GTGT đầu vào có đủ điều kiện khấu trừ không.
7. Khoản lợi ích có phải tính thuế TNCN cho người lao động không.

6. Những sai sót thường gặp khi quyết toán chi phí nghỉ mát

Để hạn chế việc chi phí bị loại khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên tránh các sai sót sau:

• Chỉ có hóa đơn nhưng không có quyết định tổ chức hoặc hồ sơ chứng minh chương trình;
• Không có danh sách nhân viên tham gia hoặc tài liệu xác nhận dịch vụ phục vụ tập thể;
• Chi vượt giới hạn chi phúc lợi được trừ nhưng không xác định phần vượt;
• Áp dụng ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định cũ mà chưa cập nhật;
• Kê khai khấu trừ thuế GTGT khi hóa đơn, chứng từ chưa đáp ứng điều kiện;
• Mặc nhiên kết luận mọi chi phí nghỉ mát đều không tính thuế TNCN;
• Hạch toán trùng một khoản chi vào chi phí doanh nghiệp và quỹ phúc lợi;
• Sử dụng tài khoản kế toán theo hướng dẫn cũ mà không đối chiếu chế độ kế toán áp dụng trong năm 2026.

Doanh nghiệp nên hoàn thiện hồ sơ ngay từ thời điểm tổ chức chương trình, thay vì chờ đến kỳ quyết toán thuế mới bổ sung chứng từ.

Kết luận

Chi phí nghỉ mát và team building là khoản chi có thể giúp doanh nghiệp nâng cao tinh thần làm việc, gắn kết nhân sự và xây dựng môi trường làm việc tích cực. Tuy nhiên, để hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên đúng quy định, kế toán cần xác định đúng nguồn chi, hoàn thiện hồ sơ, kiểm tra giới hạn chi phúc lợi và đánh giá riêng điều kiện về thuế TNDN, thuế GTGT, thuế TNCN.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát chứng từ, hạch toán chi phí phúc lợi hoặc chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế, Kế toán Vegas có thể đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ kế toán, thuế phù hợp với quy định hiện hành.

>>> Giải thể tại Ba Đình – Hà Nội

>>> Giải thể tại Giảng Võ – Hà Nội