Những trường hợp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; điều kiện thanh toán hóa đơn từ 5 triệu đồng, bù trừ công nợ, trả chậm, trả góp và thanh toán qua bên thứ ba theo quy định mới nhất.
Nội dung chính:
- Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi khấu trừ thuế GTGT
- 8 trường hợp đặc thù không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo cách thông thường
- Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào cần biết
- Những lưu ý quan trọng dành cho kế toán
- Câu hỏi thường gặp
1. Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi khấu trừ thuế GTGT
Từ ngày 01/07/2025, điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào được thực hiện theo Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, bao gồm cả hàng nhập khẩu, có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT, trừ các trường hợp đặc thù được pháp luật quy định.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải đáp ứng quy định của pháp luật về thanh toán không dùng tiền mặt. Riêng việc bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán không được xem là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện này.
Như vậy, không phải mọi khoản mua hàng đều bắt buộc phải chuyển khoản. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xác định đúng giá trị giao dịch, phương thức thanh toán và hồ sơ chứng minh trước khi kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
2. Các trường hợp không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo cách thông thường
Căn cứ Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, một số phương thức thanh toán đặc thù có thể đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT mà không cần chứng từ chuyển khoản trực tiếp từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán. Mỗi trường hợp vẫn phải đáp ứng các điều kiện, hồ sơ tương ứng.
Trường hợp 1: Bù trừ giá trị hàng mua với hàng bán hoặc hàng vay, mượn
Doanh nghiệp có thể thanh toán theo phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra hoặc hàng hóa vay, mượn.
Để được xem xét khấu trừ thuế GTGT đầu vào, cần lưu ý:
- Phương thức thanh toán bù trừ phải được quy định cụ thể trong hợp đồng.
- Có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận của các bên về việc thực hiện bù trừ.
- Nếu thực hiện bù trừ thông qua bên thứ ba, cần có biên bản bù trừ với sự xác nhận của các bên liên quan theo quy định.
Ví dụ: Công ty A mua hàng của Công ty B, đồng thời Công ty A cũng bán hàng cho Công ty B. Hai bên có thể thỏa thuận cấn trừ các khoản phải thu, phải trả nếu phương thức này được ghi nhận trong hợp đồng và có đủ hồ sơ đối chiếu, xác nhận.
Trường hợp 2: Bù trừ công nợ thông qua khoản vay, mượn tiền
Một số giao dịch được thanh toán bằng cách cấn trừ công nợ liên quan đến vay, mượn tiền hoặc cấn trừ qua bên thứ ba cũng thuộc nhóm trường hợp đặc thù.
Hồ sơ cần chú ý gồm:
- Hợp đồng hoặc thỏa thuận về phương thức thanh toán được lập thành văn bản theo quy định.
- Hợp đồng vay, mượn tiền được lập bằng văn bản trước thời điểm phát sinh giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ.
- Nếu khoản vay, mượn được thực hiện bằng tiền, phải có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay, cho mượn sang tài khoản của bên vay, mượn theo yêu cầu của quy định.
Kế toán cần kiểm tra tính thống nhất giữa hợp đồng mua bán, hợp đồng vay hoặc mượn tiền, chứng từ thanh toán và biên bản cấn trừ công nợ. Không nên chỉ căn cứ vào bút toán bù trừ trên sổ kế toán để kết luận giao dịch đã đáp ứng điều kiện khấu trừ.
Trường hợp 3: Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba
Doanh nghiệp có thể thanh toán thông qua bên thứ ba trong trường hợp phương thức này được thỏa thuận cụ thể bằng văn bản. Trường hợp bên bán yêu cầu bên mua thanh toán cho bên thứ ba do bên bán chỉ định cũng cần đáp ứng điều kiện theo quy định.
Các điểm cần kiểm tra gồm:
- Phương thức thanh toán qua bên thứ ba được quy định cụ thể trong hợp đồng bằng văn bản.
- Bên thứ ba là tổ chức hoặc cá nhân hoạt động hợp pháp.
- Hồ sơ thanh toán thể hiện được mối liên hệ giữa giao dịch mua bán và khoản tiền đã thanh toán.
Doanh nghiệp nên lưu hợp đồng, văn bản chỉ định hoặc ủy quyền, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan để chứng minh việc thanh toán thực hiện đúng thỏa thuận.
Trường hợp 4: Thanh toán bằng cổ phiếu hoặc trái phiếu
Đối với giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ được thanh toán bằng cổ phiếu hoặc trái phiếu, phương thức thanh toán này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng mua bán bằng văn bản và đáp ứng điều kiện pháp luật có liên quan.
Kế toán cần lưu ý rằng việc ghi nhận công nợ hoặc lập biên bản thỏa thuận riêng chưa chắc đã đủ căn cứ. Hồ sơ phải thể hiện rõ phương thức thanh toán và việc thực hiện thanh toán theo thỏa thuận.
Lưu ý: Nếu sau khi thực hiện phương thức thanh toán đặc thù, doanh nghiệp còn phải thanh toán phần giá trị còn lại bằng tiền từ 5 triệu đồng trở lên thì cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với phần giá trị còn lại theo quy định.
Trường hợp 5: Thanh toán qua tài khoản của bên thứ ba tại Kho bạc Nhà nước để cưỡng chế thu tiền
Trường hợp cơ quan có thẩm quyền áp dụng biện pháp cưỡng chế thu tiền hoặc tài sản của bên bán do bên thứ ba đang nắm giữ, việc thanh toán không dùng tiền mặt thông qua tài khoản của bên thứ ba tại Kho bạc Nhà nước có thể thuộc trường hợp đặc thù theo quy định.
Đối với giao dịch này, doanh nghiệp cần lưu các quyết định, văn bản liên quan đến việc cưỡng chế và chứng từ nộp tiền, chuyển tiền do cơ quan có thẩm quyền hoặc Kho bạc Nhà nước cấp.
Trường hợp 6: Mua hàng trả chậm hoặc trả góp chưa đến hạn thanh toán
Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm hoặc trả góp có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần có:
- Hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản.
- Hóa đơn GTGT hợp pháp.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thực hiện thanh toán theo hợp đồng.
Nếu chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi đáp ứng các điều kiện còn lại.
Ngược lại, khi đến hạn thanh toán mà doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tương ứng với phần giá trị chưa có chứng từ thanh toán hợp lệ vào kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán.
Trường hợp 7: Giao dịch dưới 5 triệu đồng và một số hàng nhập khẩu đặc thù
Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị dưới 5 triệu đồng mỗi lần, đã bao gồm thuế GTGT, điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo ngưỡng tại Điều 26 không áp dụng cho từng giao dịch riêng lẻ đó.
Tuy nhiên, cần đặc biệt chú ý: nếu mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một người nộp thuế nhiều lần trong cùng một ngày và tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
Ngoài ra, hàng nhập khẩu là hàng biếu, tặng hoặc hàng mẫu không phải trả tiền do tổ chức, cá nhân nước ngoài gửi về thuộc trường hợp đặc thù được quy định tại Điều 26. Khi kê khai, kế toán vẫn cần lưu hồ sơ nhập khẩu, chứng từ hải quan và tài liệu chứng minh bản chất giao dịch để xác định điều kiện khấu trừ phù hợp.
Trường hợp 8: Người lao động được ủy quyền thanh toán thay doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho người lao động thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, cần đáp ứng các điều kiện chủ yếu:
- Việc ủy quyền được quy định trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
- Người lao động thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
- Doanh nghiệp hoàn trả lại tiền cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và hồ sơ chứng minh khoản mua hàng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT.
Do đó, việc nhân viên thanh toán thay không đồng nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua điều kiện thanh toán. Kế toán cần lưu hóa đơn, chứng từ thanh toán của người lao động, quy chế nội bộ và chứng từ doanh nghiệp hoàn tiền cho nhân viên.
3. Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào cần biết
Bên cạnh điều kiện thanh toán, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào tại Điều 23 và các quy định liên quan của Nghị định 181/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung theo quy định hiện hành.
3.1. Hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho hoạt động chịu thuế GTGT
Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ theo quy định nếu đáp ứng đủ điều kiện.
Quy định cũng có hướng dẫn riêng đối với một số trường hợp như hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động viện trợ nhân đạo, viện trợ không hoàn lại, hoạt động tìm kiếm, thăm dò và phát triển mỏ dầu khí, cũng như hao hụt, tổn thất do đặc tính lý, hóa trong quá trình vận chuyển đối với hàng hóa chịu thuế.
3.2. Hàng hóa, dịch vụ dùng chung cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế
Nếu doanh nghiệp đồng thời kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT thì cần xác định phần thuế đầu vào được khấu trừ tương ứng với hoạt động chịu thuế.
Doanh nghiệp nên hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ. Nếu không thể hạch toán riêng, thực hiện phân bổ theo tỷ lệ doanh thu chịu thuế trên tổng doanh thu theo quy định.
3.3. Kê khai và khấu trừ thuế theo kỳ
Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ theo quy định của kỳ tính thuế đó. Nếu số thuế đầu vào chưa được khấu trừ hết thì việc chuyển sang kỳ tiếp theo được thực hiện theo quy định pháp luật thuế GTGT.
Doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ và điều kiện thanh toán trước khi kê khai, tránh để sai sót kéo dài qua nhiều kỳ.
3.4. Điều chỉnh khi phát hiện kê khai sai
Khi phát hiện khai sai thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cần xác định ảnh hưởng của sai sót và thời điểm phát hiện để thực hiện khai bổ sung theo quy định.
- Nếu sai sót làm tăng số thuế phải nộp hoặc làm giảm số thuế được hoàn, doanh nghiệp cần khai bổ sung và thực hiện nghĩa vụ thuế phát sinh, bao gồm tiền chậm nộp nếu thuộc trường hợp phải nộp.
- Nếu sai sót làm giảm số thuế phải nộp hoặc chỉ làm thay đổi số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau, việc khai bổ sung được thực hiện theo quy định áp dụng cho trường hợp tương ứng.
Kế toán nên đối chiếu tờ khai thuế, hóa đơn, sổ kế toán và chứng từ thanh toán trước khi điều chỉnh.
3.5. Xử lý thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ có thể được tính vào chi phí khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc tính vào nguyên giá tài sản cố định nếu đáp ứng điều kiện của pháp luật liên quan.
Tuy nhiên, cần lưu ý ngoại lệ đối với thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định. Không nên tự động đưa khoản thuế này vào chi phí được trừ hoặc nguyên giá tài sản cố định.
3.6. Một số giao dịch có quy định khấu trừ riêng
Ngoài các nguyên tắc trên, pháp luật thuế GTGT còn có quy định cụ thể cho một số trường hợp như:
- Hàng hóa, dịch vụ hình thành tài sản cố định phục vụ người lao động.
- Góp vốn bằng tài sản.
- Mua hàng hóa, dịch vụ theo hình thức ủy quyền, trong đó hóa đơn mang tên bên được ủy quyền.
- Ô tô dưới 9 chỗ ngồi được sử dụng làm tài sản cố định.
- Doanh nghiệp có quy trình sản xuất khép kín và hạch toán tập trung.
Kế toán cần kiểm tra điều kiện riêng của từng trường hợp thay vì áp dụng chung một nguyên tắc cho tất cả giao dịch.
4. Những lưu ý quan trọng khi xác định điều kiện thanh toán
Để hạn chế rủi ro khi khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp nên thực hiện một số bước kiểm tra sau:
- Kiểm tra giá trị giao dịch: Xác định giá trị đã bao gồm thuế GTGT và lưu ý trường hợp mua nhiều lần trong cùng ngày của cùng một người bán.
- Đối chiếu hợp đồng và hóa đơn: Thông tin hàng hóa, dịch vụ, giá trị, thời hạn thanh toán và phương thức thanh toán phải phù hợp.
- Lưu chứng từ thanh toán: Bảo quản sao kê, ủy nhiệm chi, chứng từ chuyển tiền hoặc tài liệu tương ứng với phương thức thanh toán được pháp luật công nhận.
- Lập hồ sơ riêng cho trường hợp đặc thù: Với giao dịch bù trừ, cấn trừ công nợ, thanh toán qua bên thứ ba hoặc nhân viên thanh toán hộ, cần lưu đầy đủ hồ sơ theo từng trường hợp.
- Theo dõi các khoản trả chậm, trả góp: Đến hạn thanh toán phải kiểm tra chứng từ để kịp thời điều chỉnh thuế nếu không đáp ứng điều kiện.
5. Câu hỏi thường gặp về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Hóa đơn dưới 5 triệu đồng có bắt buộc phải chuyển khoản không?
Theo ngưỡng tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giao dịch mua vào dưới 5 triệu đồng mỗi lần không thuộc trường hợp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt chỉ vì điều kiện về ngưỡng giá trị này. Tuy nhiên, cần kiểm tra trường hợp mua nhiều lần trong cùng ngày của cùng một người bán có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên và các điều kiện thuế khác.
Doanh nghiệp nộp tiền mặt vào tài khoản người bán có được khấu trừ thuế GTGT không?
Việc bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được xem là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT đối với giao dịch thuộc diện bắt buộc phải có chứng từ này.
Mua hàng trả chậm chưa đến hạn thanh toán có được khấu trừ thuế GTGT không?
Có thể được khấu trừ nếu doanh nghiệp có hợp đồng bằng văn bản, hóa đơn GTGT hợp pháp và đáp ứng các điều kiện khác. Khi đến hạn thanh toán, nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm phần thuế GTGT đầu vào tương ứng.
Nhân viên thanh toán hộ doanh nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT không?
Có thể được khấu trừ nếu việc thanh toán đáp ứng điều kiện ủy quyền theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ, người lao động thanh toán không dùng tiền mặt và doanh nghiệp hoàn trả cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt, đồng thời có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
Doanh nghiệp bù trừ công nợ có cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không?
Một số trường hợp bù trừ công nợ được pháp luật quy định là phương thức thanh toán đặc thù. Doanh nghiệp cần có thỏa thuận trong hợp đồng, biên bản đối chiếu và xác nhận bù trừ; nếu có bên thứ ba tham gia thì cần hồ sơ phù hợp với giao dịch thực tế.
Kết luận
Không phải mọi giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ đều bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Tuy nhiên, đối với khoản mua vào từ 5 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện thanh toán theo quy định hiện hành và chỉ áp dụng ngoại lệ khi giao dịch thực sự thuộc trường hợp đặc thù, có đầy đủ hồ sơ chứng minh.
Kế toán Vegas khuyến nghị doanh nghiệp rà soát hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và công nợ trước khi kê khai thuế GTGT đầu vào. Việc chuẩn bị hồ sơ ngay từ thời điểm phát sinh giao dịch sẽ giúp giảm rủi ro bị loại thuế GTGT đã khấu trừ khi cơ quan thuế kiểm tra.
>>> Giải thể tại Ba Đình – Hà Nội
>>> Giải thể tại Giảng Võ – Hà Nội
