Khấu trừ thuế là gì? Khấu trừ thuế GTGT cần đáp ứng điều kiện nào? Mức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hiện nay là bao nhiêu? Thuế nhà thầu nước ngoài nộp thay có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không? Đây là những vấn đề quan trọng mà kế toán doanh nghiệp cần nắm rõ để xác định đúng nghĩa vụ thuế, hạn chế sai sót khi kê khai và bảo đảm quyền lợi về thuế cho doanh nghiệp.

I. Khấu trừ thuế là gì?

1. Khái niệm khấu trừ thuế

Khấu trừ thuế là cơ chế được pháp luật quy định nhằm xác định, giảm trừ hoặc thu trước một khoản thuế trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế. Tùy từng loại thuế và trường hợp cụ thể, khấu trừ thuế có thể được hiểu theo những cách khác nhau.

Hiện nay, khi nói đến khấu trừ thuế, kế toán thường gặp hai trường hợp phổ biến:

• Khấu trừ thuế khi xác định số thuế phải nộp: Người nộp thuế được trừ khoản thuế đầu vào đủ điều kiện khỏi số thuế đầu ra phải nộp. Ví dụ điển hình là khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Khấu trừ thuế tại nguồn: Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm giữ lại một khoản thuế theo quy định trước khi thanh toán cho người nhận, sau đó kê khai và nộp số thuế đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước. Trường hợp phổ biến là khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương, tiền công hoặc khoản thù lao.

Như vậy, khấu trừ thuế không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc được giảm số thuế phải nộp. Đối với thuế GTGT, khấu trừ giúp xác định số thuế thực tế doanh nghiệp phải nộp; còn đối với thuế TNCN, khấu trừ tại nguồn là cách thu thuế trước khi chi trả thu nhập.

2. Các loại khấu trừ thuế thường gặp

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp và kế toán thường quan tâm đến ba nhóm nội dung sau:

• Khấu trừ thuế GTGT: Khấu trừ thuế đầu vào đủ điều kiện vào thuế đầu ra khi xác định nghĩa vụ thuế GTGT.
• Khấu trừ thuế TNCN: Khấu trừ thuế từ tiền lương, tiền công, tiền thù lao và các khoản thu nhập thuộc diện phải khấu trừ trước khi chi trả cho cá nhân.
• Thuế nhà thầu nước ngoài: Bên Việt Nam thực hiện khấu trừ, kê khai hoặc nộp thay thuế cho nhà thầu nước ngoài trong các trường hợp thuộc diện áp dụng theo quy định pháp luật.

Mỗi loại thuế có đối tượng áp dụng, cách tính, điều kiện và hồ sơ riêng. Vì vậy, kế toán cần xác định đúng bản chất giao dịch trước khi áp dụng quy định khấu trừ thuế.

II. Quy định về khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT)

1. Khấu trừ thuế GTGT là gì?

Khấu trừ thuế GTGT là việc xác định số thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện được trừ vào số thuế GTGT đầu ra để tính số thuế phải nộp của cơ sở kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.

Cơ chế này giúp thuế GTGT được tính qua các khâu của quá trình sản xuất, kinh doanh, hạn chế tình trạng đánh thuế chồng lên phần giá trị đã chịu thuế ở khâu trước.

Theo nguyên tắc chung, số thuế GTGT phải nộp được xác định như sau:

Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra − Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Trong đó:

• Thuế GTGT đầu ra: Số thuế GTGT phát sinh đối với hàng hóa, dịch vụ bán ra theo quy định.
• Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào đáp ứng điều kiện khấu trừ.

Công thức trên thể hiện nguyên tắc chung; việc xác định nghĩa vụ thuế thực tế còn phụ thuộc vào hoạt động kinh doanh, hàng hóa, dịch vụ chịu thuế, không chịu thuế và các quy định liên quan.

Ví dụ về cách tính thuế GTGT được khấu trừ

Công ty A kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, trong kỳ có các giao dịch sau:

Nội dung	Giá trị chưa thuế	Thuế GTGT 10%
Mua hàng hóa	100.000.000 đồng	10.000.000 đồng
Bán hàng hóa	150.000.000 đồng	15.000.000 đồng

Giả sử toàn bộ thuế GTGT đầu vào đáp ứng điều kiện khấu trừ và không có điều chỉnh khác, số thuế GTGT phải nộp của công ty được xác định như sau:

Thuế GTGT phải nộp = 15.000.000 − 10.000.000 = 5.000.000 đồng.

Như vậy, công ty A được khấu trừ 10 triệu đồng thuế GTGT đầu vào khi xác định số thuế phải nộp trong kỳ.

Lưu ý: Thuế GTGT đầu vào lớn hơn thuế GTGT đầu ra không đồng nghĩa doanh nghiệp đương nhiên được hoàn thuế. Phần thuế chưa được khấu trừ hết được xử lý chuyển kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu thuộc trường hợp và đáp ứng đầy đủ điều kiện hoàn thuế theo pháp luật.

2. Căn cứ pháp lý về khấu trừ thuế GTGT mới nhất

Khi xác định điều kiện khấu trừ thuế GTGT, kế toán cần đối chiếu các văn bản quan trọng sau:

• Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung.
• Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế GTGT.
• Các văn bản hướng dẫn liên quan đến hóa đơn, chứng từ, thanh toán không dùng tiền mặt và hoàn thuế GTGT đang có hiệu lực.

Đặc biệt, Văn bản hợp nhất số 12/VBHN-VPQH ngày 06/02/2026 là một nguồn tham khảo để đối chiếu nội dung Luật Thuế GTGT đã được sửa đổi, bổ sung đến thời điểm hợp nhất.

Kế toán nên kiểm tra quy định áp dụng tại thời điểm phát sinh giao dịch, không chỉ căn cứ vào hướng dẫn cũ hoặc quy định được trích dẫn trong các bài viết trước đây.

3. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ, tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ và điều kiện thanh toán theo quy định.

3.1. Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải đáp ứng điều kiện về mục đích sử dụng

Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT hoặc thuộc trường hợp được khấu trừ theo quy định pháp luật.

Đối với hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động không chịu thuế GTGT hoặc được sử dụng đồng thời cho nhiều mục đích, kế toán cần xác định cách xử lý thuế đầu vào theo quy định tương ứng.

Không nên mặc định tất cả khoản thuế GTGT ghi trên hóa đơn mua vào đều được khấu trừ toàn bộ.

3.2. Phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Doanh nghiệp cần có hóa đơn GTGT hợp pháp đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu và các chứng từ khác được pháp luật quy định cho từng trường hợp.

Khi kiểm tra hóa đơn đầu vào, kế toán cần chú ý:

• Thông tin người mua và người bán.
• Nội dung hàng hóa, dịch vụ và giá trị giao dịch.
• Thuế suất, tiền thuế GTGT và các thông tin bắt buộc.
• Tính hợp pháp của hóa đơn điện tử và tình trạng giao dịch thực tế.
• Sự phù hợp giữa hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán, nếu có.

Hóa đơn có sai sót hoặc giao dịch không có đầy đủ căn cứ chứng minh cần được xử lý theo quy định trước khi xác định quyền khấu trừ thuế.

3.3. Phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt

Theo quy định về thuế GTGT hiện hành, hàng hóa, dịch vụ mua vào thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cần đáp ứng đúng điều kiện pháp luật quy định.

Đối với giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT, kế toán cần đặc biệt lưu ý yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định áp dụng.

Một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị thấp hơn ngưỡng này nhưng nhiều lần trong cùng ngày của cùng một người bán cũng cần được xem xét theo quy định về tổng giá trị giao dịch và các trường hợp ngoại lệ.

Chứng từ thanh toán có thể là chứng từ chuyển khoản hoặc hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác đáp ứng điều kiện pháp luật. Việc thanh toán qua bên thứ ba, bù trừ công nợ hoặc các hình thức đặc thù phải có hồ sơ chứng minh phù hợp với quy định tương ứng.

Lưu ý dành cho kế toán: Không nên chỉ nhìn vào số tiền ghi trên một hóa đơn riêng lẻ để kết luận có phải thanh toán không dùng tiền mặt hay không. Cần kiểm tra tổng thể giao dịch, thời điểm thanh toán, phương thức thanh toán và các trường hợp được quy định cụ thể tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP cùng văn bản liên quan.

3.4. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đối với hàng hóa xuất khẩu

Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu thuộc trường hợp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định tương ứng.

Tùy loại giao dịch, hồ sơ có thể bao gồm:

• Hóa đơn và chứng từ liên quan đến hàng hóa, dịch vụ mua vào.
• Hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu thuộc trường hợp phải có tờ khai.
• Hồ sơ vận chuyển, giao nhận và các chứng từ liên quan khác khi pháp luật yêu cầu.

Không phải mọi giao dịch xuất khẩu đều phải có cùng một bộ chứng từ. Kế toán cần xác định chính xác loại hàng hóa, dịch vụ và quy định áp dụng để lập hồ sơ phù hợp.

3.5. Doanh nghiệp phải kê khai thuế đúng quy định

Ngoài các điều kiện về hóa đơn, chứng từ và thanh toán, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp, kỳ kê khai và trình tự pháp luật quy định.

Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ, cần bảo đảm số liệu thuế đầu vào, đầu ra được phản ánh đầy đủ, chính xác trên hồ sơ khai thuế và sổ sách kế toán.

4. Thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết xử lý thế nào?

Khi thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ lớn hơn thuế GTGT đầu ra trong kỳ, phần chưa được khấu trừ hết được xử lý theo quy định hiện hành.

Tùy trường hợp, số thuế này có thể được chuyển sang kỳ sau hoặc được hoàn thuế nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng được hoàn và đáp ứng đầy đủ điều kiện, hồ sơ tương ứng.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa khấu trừ thuế GTGT và hoàn thuế GTGT. Đây là hai cơ chế khác nhau, có điều kiện áp dụng và thủ tục riêng.

III. Quy định về khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2026

1. Khấu trừ thuế TNCN là gì?

Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là việc tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện giữ lại khoản thuế TNCN phải khấu trừ theo quy định trước khi thanh toán thu nhập cho cá nhân, sau đó kê khai và nộp số thuế đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước.

Cơ chế này giúp cơ quan thuế thu thuế ngay tại nguồn thu nhập, đồng thời xác định trách nhiệm của bên chi trả trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.

Khấu trừ thuế TNCN thường phát sinh khi doanh nghiệp trả tiền lương, tiền công, tiền thù lao hoặc các khoản thu nhập khác thuộc diện khấu trừ cho người lao động, cộng tác viên và cá nhân cung cấp dịch vụ.

2. Thời điểm khấu trừ thuế TNCN

Thời điểm và cách xác định số thuế phải khấu trừ phụ thuộc vào loại thu nhập, đối tượng nhận thu nhập và phương pháp tính thuế được pháp luật quy định.

Đối với tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập thuộc diện khấu trừ tại nguồn, tổ chức, cá nhân chi trả cần xác định đúng số thuế phải khấu trừ theo quy định đang có hiệu lực tại thời điểm chi trả.

Kế toán không nên áp dụng một tỷ lệ khấu trừ duy nhất cho tất cả người lao động, bởi mức thuế còn phụ thuộc vào tình trạng cư trú, loại hợp đồng, tính chất thu nhập và các điều kiện liên quan.

3. Mức khấu trừ thuế TNCN đối với từng đối tượng

Mức khấu trừ thuế TNCN phổ biến được phân biệt theo nhóm cá nhân và loại thu nhập như sau:

Đối tượng, loại thu nhập	Cách khấu trừ thuế thường áp dụng
Cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên	Khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến từng phần đối với tiền lương, tiền công, căn cứ vào thu nhập tính thuế và quy định áp dụng
Cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng	Thông thường khấu trừ 10% nếu khoản chi trả thuộc diện và đạt ngưỡng quy định
Cá nhân không cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh tại Việt Nam	Thông thường áp dụng thuế suất 20% đối với thu nhập chịu thuế thuộc diện áp dụng

Các mức trên là nguyên tắc phổ biến, không thay thế việc xác định nghĩa vụ thuế đối với từng trường hợp cụ thể. Một số khoản thu nhập, đối tượng hoặc tình huống đặc thù có thể áp dụng quy định riêng.

3.1. Khấu trừ thuế TNCN đối với cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên

Đối với cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, thuế TNCN từ tiền lương, tiền công được khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến từng phần và các quy định áp dụng cho kỳ tính thuế tương ứng.

Khi tính thuế, kế toán cần xác định thu nhập chịu thuế, các khoản được miễn thuế, các khoản giảm trừ và thu nhập tính thuế theo đúng quy định.

Không nên tính thuế trực tiếp trên tổng tiền lương trước khi xem xét các khoản giảm trừ hợp lệ và các yếu tố có liên quan.

3.2. Khấu trừ thuế TNCN 10% đối với thu nhập vãng lai

Đây là nội dung đặc biệt quan trọng cần cập nhật trong năm 2026.

Theo Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân trả tiền lương, tiền công, tiền thù lao và các khoản chi khác thuộc phạm vi quy định cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng phải khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% đối với khoản chi trả từ 5 triệu đồng/lần trở lên.

Trường hợp mức chi trả dưới 5 triệu đồng/lần, việc khấu trừ theo tỷ lệ 10% được thực hiện khi cá nhân có yêu cầu theo quy định áp dụng.

Như vậy, đối với nhóm thu nhập nêu trên, kế toán cần cập nhật ngưỡng 5 triệu đồng/lần thay cho ngưỡng 2 triệu đồng/lần trong các hướng dẫn cũ.

Ví dụ: Doanh nghiệp thuê cộng tác viên là cá nhân cư trú, không ký hợp đồng lao động thuộc diện áp dụng quy định này và chi trả thù lao 6 triệu đồng/lần. Nếu không thuộc trường hợp ngoại lệ hoặc có cơ chế xử lý khác theo quy định, doanh nghiệp thực hiện khấu trừ 10% trên khoản thu nhập thuộc diện khấu trừ trước khi thanh toán.

Số thuế khấu trừ minh họa: 6.000.000 × 10% = 600.000 đồng.

Khi áp dụng thực tế, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng cư trú, loại hợp đồng, bản chất khoản chi trả và các trường hợp được quy định riêng.

3.3. Khấu trừ thuế TNCN đối với cá nhân không cư trú

Đối với cá nhân không cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh tại Việt Nam thuộc diện chịu thuế, thuế TNCN thường được xác định theo thuế suất 20% trên thu nhập chịu thuế theo quy định.

Kế toán cần xác định đúng tình trạng cư trú của cá nhân, nơi phát sinh thu nhập và phạm vi thu nhập chịu thuế tại Việt Nam trước khi khấu trừ.

Không nên xác định một cá nhân là cư trú hay không cư trú chỉ dựa vào quốc tịch hoặc việc cá nhân có ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp Việt Nam hay không.

4. Trách nhiệm của doanh nghiệp khi khấu trừ thuế TNCN

Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thuộc trường hợp phải khấu trừ thuế TNCN có trách nhiệm thực hiện các công việc theo quy định, bao gồm:

• Xác định khoản thu nhập thuộc diện chịu thuế và số thuế cần khấu trừ.
• Khấu trừ thuế trước khi thanh toán thu nhập trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
• Kê khai, nộp số thuế đã khấu trừ theo đúng thời hạn và thủ tục.
• Lập, cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi thuộc trường hợp phải cấp.
• Cung cấp thông tin và hồ sơ cần thiết phục vụ việc quyết toán thuế của cá nhân theo quy định.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN và các tài liệu xác nhận thu nhập có thể được sử dụng để đối chiếu số thuế đã nộp, phục vụ quyết toán thuế hoặc chứng minh thu nhập khi cần thiết.

Tuy nhiên, chứng từ khấu trừ thuế và thư xác nhận thu nhập là hai loại tài liệu khác nhau. Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế phải tuân thủ quy định hiện hành; không nên mặc định mọi trường hợp ủy quyền quyết toán thuế đều được miễn cấp chứng từ trong mọi tình huống.

5. Văn bản cần cập nhật khi thực hiện khấu trừ thuế TNCN

Khi xử lý thuế TNCN trong năm 2026, kế toán cần đối chiếu Luật Thuế TNCN và các văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực, trong đó cần đặc biệt lưu ý Nghị định 253/2026/NĐ-CP về quy định khấu trừ thuế tại nguồn.

Ngoài ra, cần xem xét các quy định về cư trú, thu nhập chịu thuế, giảm trừ và quyết toán thuế tương ứng với kỳ tính thuế, tránh áp dụng nguyên trạng ngưỡng khấu trừ hoặc hướng dẫn từ các văn bản cũ khi quy định đã thay đổi.

IV. Thuế nhà thầu nước ngoài có được khấu trừ thuế GTGT không?

1. Thuế nhà thầu là gì?

Thuế nhà thầu là cách gọi thông dụng đối với nghĩa vụ thuế áp dụng cho tổ chức, cá nhân nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật thuế.

Tùy đối tượng và hoạt động, nghĩa vụ thuế có thể bao gồm thuế GTGT, thuế TNDN đối với tổ chức nước ngoài hoặc thuế TNCN đối với cá nhân nước ngoài.

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp Việt Nam có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay cho nhà thầu nước ngoài theo phương thức áp dụng đối với hợp đồng và giao dịch cụ thể.

2. Quy định thuế nhà thầu cần áp dụng từ ngày 01/07/2026

Một điểm cần đặc biệt lưu ý khi cập nhật bài viết năm 2026 là Thông tư 103/2014/TT-BTC đã bị bãi bỏ từ ngày 01/07/2026 theo quy định tại Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Do đó, không nên tiếp tục viện dẫn Thông tư 103/2014/TT-BTC như căn cứ đang có hiệu lực cho các giao dịch thuộc phạm vi quy định mới.

Khi xử lý thuế nhà thầu, doanh nghiệp cần đối chiếu các văn bản liên quan, bao gồm:

• Thông tư 89/2026/TT-BTC về các nội dung quản lý thuế thuộc phạm vi điều chỉnh của văn bản này.
• Thông tư 69/2025/TT-BTC đối với quy định thuế GTGT áp dụng cho tổ chức, cá nhân nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam theo phạm vi điều chỉnh.
• Thông tư 20/2026/TT-BTC đối với các quy định về thuế TNDN áp dụng cho doanh nghiệp nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam.
• Các văn bản về quản lý thuế và quy định chuyên ngành liên quan còn hiệu lực.

Tùy thời điểm ký kết hợp đồng, kỳ tính thuế, phương pháp kê khai và đặc điểm giao dịch, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định chuyển tiếp để xác định căn cứ áp dụng chính xác.

3. Thuế GTGT nộp thay nhà thầu nước ngoài có được khấu trừ không?

Khoản thuế GTGT doanh nghiệp Việt Nam nộp thay nhà thầu nước ngoài có thể được xem xét khấu trừ đầu vào nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo pháp luật thuế GTGT đang áp dụng.

Việc nộp thuế thay không đồng nghĩa doanh nghiệp tự động được khấu trừ toàn bộ số thuế đã nộp. Kế toán cần kiểm tra bản chất giao dịch, mục đích sử dụng dịch vụ, hồ sơ hợp đồng và chứng từ nộp thuế.

Các nội dung cần rà soát bao gồm:

• Hàng hóa, dịch vụ mua từ nhà thầu nước ngoài có phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh thuộc trường hợp được khấu trừ thuế GTGT hay không.
• Có hợp đồng hoặc tài liệu chứng minh giao dịch hợp pháp.
• Có chứng từ nộp thuế GTGT thay cho nhà thầu nước ngoài theo quy định.
• Có các chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan cần thiết.
• Đáp ứng các điều kiện khấu trừ thuế GTGT theo luật, nghị định và văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực.

Nếu doanh nghiệp không đáp ứng các điều kiện khấu trừ theo quy định, khoản thuế GTGT đã nộp thay không đương nhiên được tính vào thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

4. Hồ sơ cần lưu khi khấu trừ thuế GTGT nộp thay nhà thầu nước ngoài

Để có căn cứ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra, kế toán nên tập hợp và lưu trữ hồ sơ phù hợp với giao dịch thực tế, bao gồm:

• Hợp đồng ký với nhà thầu nước ngoài và phụ lục hợp đồng, nếu có.
• Hồ sơ chứng minh việc cung cấp, nghiệm thu hoặc hoàn thành dịch vụ theo hợp đồng.
• Chứng từ thanh toán cho nhà thầu nước ngoài.
• Tờ khai thuế và chứng từ nộp thuế GTGT thay theo quy định.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp và các tài liệu liên quan đến việc xác định thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, tùy trường hợp.
• Tài liệu chứng minh dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh thuộc trường hợp được khấu trừ.

Danh mục hồ sơ cụ thể có thể khác nhau tùy phương thức cung cấp dịch vụ, phương pháp kê khai thuế, điều khoản hợp đồng và các quy định áp dụng.

Kế toán cần kiểm tra hồ sơ theo từng giao dịch thay vì sử dụng một danh sách chứng từ cố định cho tất cả nhà thầu nước ngoài.

V. Những lưu ý quan trọng về khấu trừ thuế dành cho kế toán doanh nghiệp

Để hạn chế sai sót trong quá trình kê khai, hạch toán và quyết toán thuế, kế toán nên chú ý các vấn đề sau:

Thứ nhất, xác định đúng loại thuế và cơ chế khấu trừ. Khấu trừ thuế GTGT đầu vào khác với khấu trừ thuế TNCN tại nguồn. Mỗi trường hợp có căn cứ tính thuế và hồ sơ riêng.

Thứ hai, kiểm tra hóa đơn, chứng từ trước khi kê khai. Hóa đơn hợp pháp cần được đối chiếu với giao dịch thực tế, hợp đồng và chứng từ thanh toán. Không nên mặc định hóa đơn có ghi thuế GTGT là đủ điều kiện khấu trừ.

Thứ ba, cập nhật ngưỡng khấu trừ thuế TNCN. Đối với cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng thuộc trường hợp áp dụng, cần lưu ý ngưỡng 5 triệu đồng/lần theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

Thứ tư, rà soát văn bản thuế nhà thầu theo thời điểm phát sinh. Từ ngày 01/07/2026, cần lưu ý việc Thông tư 103/2014/TT-BTC bị bãi bỏ và đối chiếu các văn bản hướng dẫn mới, cùng quy định chuyển tiếp nếu có.

Thứ năm, phân biệt khấu trừ thuế và hoàn thuế. Việc được khấu trừ đầu vào không đồng nghĩa doanh nghiệp chắc chắn được hoàn thuế. Hoàn thuế chỉ thực hiện khi đáp ứng điều kiện riêng theo pháp luật.

VI. Câu hỏi thường gặp về khấu trừ thuế

1. Khấu trừ thuế là gì?

Khấu trừ thuế là cơ chế xác định hoặc thu trước khoản thuế theo quy định. Với thuế GTGT, thuế đầu vào đủ điều kiện được trừ vào thuế đầu ra; với thuế TNCN, bên chi trả giữ lại thuế trước khi thanh toán thu nhập trong các trường hợp phải khấu trừ.

2. Hóa đơn từ 5 triệu đồng có bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT không?

Đối với giao dịch thuộc phạm vi quy định hiện hành, hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT, cần đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ. Kế toán phải xem xét cả các quy định về giao dịch cùng người bán trong ngày, trường hợp đặc thù và ngoại lệ tương ứng.

3. Thu nhập vãng lai bao nhiêu thì bị khấu trừ thuế TNCN 10%?

Theo quy định tại Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, đối với cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thuộc trường hợp áp dụng, khoản chi trả từ 5 triệu đồng/lần trở lên phải khấu trừ 10%. Trường hợp chi trả dưới mức này, việc khấu trừ theo tỷ lệ 10% được thực hiện khi cá nhân có yêu cầu theo quy định.

4. Thuế GTGT nộp thay nhà thầu nước ngoài có được khấu trừ không?

Có thể được khấu trừ nếu khoản thuế và giao dịch đáp ứng đầy đủ điều kiện của pháp luật thuế GTGT hiện hành. Doanh nghiệp cần có hồ sơ hợp đồng, chứng từ nộp thuế và tài liệu chứng minh việc sử dụng dịch vụ theo quy định.

5. Thông tư 103/2014/TT-BTC còn áp dụng trong năm 2026 không?

Theo quy định được công bố tại Thông tư 89/2026/TT-BTC, Thông tư 103/2014/TT-BTC bị bãi bỏ từ ngày 01/07/2026. Khi xử lý thuế nhà thầu, doanh nghiệp cần đối chiếu các văn bản mới có liên quan và quy định chuyển tiếp cho hợp đồng, kỳ tính thuế cụ thể.

VII. Kết luận

Khấu trừ thuế là nội dung quan trọng trong công tác kế toán và quản lý nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Việc hiểu đúng khấu trừ thuế GTGT, khấu trừ thuế TNCN và thuế nhà thầu giúp kế toán xác định chính xác số thuế phải nộp, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Đặc biệt trong năm 2026, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật quy định về điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt, ngưỡng khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập vãng lai và các văn bản hướng dẫn thuế nhà thầu có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát hồ sơ kế toán, kiểm tra điều kiện khấu trừ thuế GTGT, kê khai thuế TNCN hoặc xử lý hồ sơ thuế nhà thầu, Kế toán Vegas có thể đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình hoàn thiện chứng từ và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Truy cập website ketoanvegas.vn để tìm hiểu thêm các kiến thức hữu ích về kế toán, thuế và quản trị doanh nghiệp.

>>> Giải thể tại Ba Đình – Hà Nội

>>> Giải thể tại Giảng Võ – Hà Nội