Ấn định thuế là biện pháp quản lý thuế được áp dụng khi cơ quan có thẩm quyền không thể xác định chính xác nghĩa vụ thuế của người nộp thuế thông qua hồ sơ kê khai hoặc phát hiện những sai phạm liên quan đến việc xác định số thuế phải nộp. Vậy ấn định thuế là gì, khi nào doanh nghiệp bị ấn định thuế, cơ quan nào có quyền thực hiện và thủ tục ấn định thuế được tiến hành như thế nào?

1. Ấn định thuế là gì?

Ấn định thuế là việc cơ quan quản lý thuế xác định số tiền thuế người nộp thuế phải thực hiện hoặc xác định những yếu tố làm căn cứ tính thuế để từ đó xác định nghĩa vụ thuế tương ứng.

Biện pháp này có thể được áp dụng khi người nộp thuế không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai, không cung cấp hồ sơ cần thiết, ghi nhận thông tin kế toán thiếu chính xác hoặc có hành vi làm sai lệch căn cứ tính thuế.

Chẳng hạn, một doanh nghiệp có doanh thu thực tế phát sinh nhưng không kê khai đầy đủ, không xuất trình được sổ sách kế toán hoặc sử dụng giá giao dịch không đúng thực tế nhằm làm giảm số thuế phải nộp. Nếu đáp ứng điều kiện theo pháp luật, cơ quan thuế có thể xác định lại căn cứ tính thuế và ấn định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Cần lưu ý, ấn định thuế không đồng nghĩa với việc cơ quan thuế được tự ý đưa ra số thuế phải nộp. Việc thực hiện phải dựa trên căn cứ pháp luật, dữ liệu và phương pháp xác định thuế phù hợp với từng trường hợp.

2. Nguyên tắc ấn định thuế

Theo quy định về ấn định thuế tại Luật Quản lý thuế, việc xác định nghĩa vụ thuế phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

2.1. Bảo đảm đúng căn cứ và phương pháp tính thuế

Cơ quan quản lý thuế phải thực hiện việc ấn định trên cơ sở các nguyên tắc quản lý thuế, căn cứ tính thuế và phương pháp tính thuế được quy định trong pháp luật về thuế và pháp luật về hải quan.

Việc xác định nghĩa vụ thuế cần phù hợp với tính chất giao dịch, hoạt động kinh doanh và hồ sơ, tài liệu có liên quan. Không thể chỉ dựa vào suy đoán hoặc một thông tin đơn lẻ để kết luận số thuế phải nộp khi chưa có căn cứ phù hợp.

2.2. Xác định đầy đủ số thuế hoặc từng yếu tố tính thuế

Tùy trường hợp, cơ quan quản lý thuế có thể thực hiện theo một trong hai hướng:

• Ấn định trực tiếp số tiền thuế phải nộp: Xác định nghĩa vụ thuế cụ thể mà người nộp thuế phải thực hiện.
• Ấn định từng yếu tố tính thuế: Xác định lại các thông tin làm cơ sở tính thuế, sau đó dùng những yếu tố này để xác định số tiền thuế phải nộp.

Việc lựa chọn cách thức thực hiện phải phù hợp với tình huống phát sinh và quy định pháp luật áp dụng.

3. Căn cứ ấn định thuế gồm những gì?

Căn cứ ấn định thuế là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xác định lại nghĩa vụ thuế khi người nộp thuế thuộc trường hợp cần áp dụng biện pháp này.

Các nhóm thông tin có thể được sử dụng theo quy định pháp luật và hướng dẫn áp dụng tương ứng bao gồm:

3.1. Cơ sở dữ liệu về thuế và hoạt động kinh doanh

Thông tin từ hệ thống dữ liệu của cơ quan quản lý thuế và các dữ liệu thương mại có liên quan có thể được sử dụng để xem xét doanh thu, giá giao dịch, hoạt động kinh doanh và các yếu tố ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

3.2. Hồ sơ kế toán và tài liệu liên quan

Sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ, hồ sơ khai thuế và những tài liệu hợp pháp khác là nguồn thông tin quan trọng để xác định nghĩa vụ thuế.

Cơ quan có thẩm quyền cũng có thể xem xét kết quả kiểm tra, xác minh và những tài liệu còn giá trị sử dụng theo quy định.

3.3. Kết quả đối chiếu, xác minh

Trong trường hợp dữ liệu của người nộp thuế chưa đầy đủ hoặc có dấu hiệu thiếu chính xác, cơ quan quản lý thuế có thể xem xét kết quả xác minh và đối chiếu với thông tin có liên quan.

Việc so sánh với cơ sở kinh doanh tương đồng, doanh thu hoặc các yếu tố tính thuế khác chỉ được thực hiện theo điều kiện, phương pháp và phạm vi mà văn bản pháp luật áp dụng cho phép.

3.4. Các căn cứ riêng đối với từng loại thuế

Đối với hoạt động xuất nhập khẩu, việc xác định nghĩa vụ thuế còn có thể liên quan đến mã số hàng hóa, trị giá hải quan, xuất xứ, hồ sơ nhập khẩu và các thông tin ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.

Do đó, căn cứ ấn định thuế cần được xem xét theo từng đối tượng, loại thuế và tình huống thực tế, không nên áp dụng một cách máy móc cho mọi trường hợp.

4. Những trường hợp nào bị ấn định thuế?

Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 quy định các trường hợp cơ quan thuế thực hiện ấn định thuế. Theo thông tin được công bố trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ, các trường hợp này bao gồm những tình huống sau.

4.1. Không đăng ký thuế hoặc không thực hiện kê khai theo quy định

Người nộp thuế có thể bị xem xét ấn định thuế nếu:

• Không đăng ký thuế theo quy định;
• Không thực hiện khai thuế;
• Không bổ sung hồ sơ khai thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế;
• Kê khai thiếu, không trung thực hoặc không chính xác các thông tin làm căn cứ xác định nghĩa vụ thuế.

Việc không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai khiến cơ quan thuế không có đủ thông tin để xác định chính xác số thuế phải nộp.

4.2. Không xác định được căn cứ tính thuế hoặc không tự tính được số thuế phải nộp

Trường hợp người nộp thuế đã nộp hồ sơ khai thuế nhưng không xác định được các yếu tố làm cơ sở tính thuế, hoặc có thông tin nhưng không thể tự tính ra số tiền thuế phải nộp, cũng có thể thuộc diện bị ấn định thuế theo quy định.

Doanh nghiệp cần kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý và nhất quán giữa hồ sơ khai thuế, sổ kế toán và chứng từ liên quan để hạn chế rủi ro.

4.3. Sổ kế toán không phản ánh chính xác nghĩa vụ thuế

Người nộp thuế có thể bị ấn định thuế khi không ghi nhận hoặc ghi nhận không đầy đủ, không trung thực hay không chính xác số liệu trên sổ kế toán phục vụ việc xác định nghĩa vụ thuế.

Một số vấn đề thường cần rà soát gồm:

• Doanh thu thực tế không được ghi nhận đầy đủ;
• Số liệu trên sổ kế toán không thống nhất với hồ sơ khai thuế;
• Chi phí hoặc giao dịch không được phản ánh đúng bản chất;
• Chứng từ không đủ cơ sở để chứng minh số liệu đã kê khai.

4.4. Không cung cấp sổ sách, hóa đơn và chứng từ theo yêu cầu

Nếu người nộp thuế không xuất trình sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ hoặc tài liệu cần thiết liên quan đến việc xác định số thuế phải nộp trong thời hạn quy định, cơ quan thuế có thể xem xét áp dụng biện pháp ấn định thuế khi đáp ứng điều kiện luật định.

Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ kế toán và hồ sơ thuế có hệ thống, đồng thời bảo đảm có thể cung cấp tài liệu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu hợp lệ.

4.5. Không chấp hành quyết định kiểm tra thuế

Việc không chấp hành quyết định kiểm tra thuế theo quy định cũng là một trường hợp có thể dẫn đến ấn định thuế.

Khi nhận được yêu cầu kiểm tra, doanh nghiệp nên xác minh tính hợp lệ của quyết định, chuẩn bị hồ sơ liên quan và phối hợp theo đúng phạm vi, trình tự pháp luật quy định.

4.6. Kê khai giá giao dịch không đúng thực tế nhằm giảm thuế

Người nộp thuế có thể bị ấn định thuế nếu mua bán, trao đổi, hạch toán hoặc kê khai thuế theo giá trị hàng hóa, dịch vụ không đúng với giá thực tế thanh toán hoặc không phù hợp với giá trị giao dịch thông thường trên thị trường, làm giảm nghĩa vụ thuế.

Doanh nghiệp cần bảo đảm giá trị giao dịch được ghi nhận có căn cứ, phản ánh đúng thực tế và có đủ hồ sơ chứng minh khi cần thiết.

4.7. Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp

Một trường hợp khác là sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ trong giao dịch hàng hóa, dịch vụ có thật theo xác định của cơ quan có thẩm quyền, đồng thời đã kê khai doanh thu tính thuế.

Doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, đối chiếu thông tin người bán, nội dung giao dịch và hồ sơ giao nhận trước khi kê khai, hạch toán.

4.8. Sử dụng hồ sơ không phản ánh đúng bản chất giao dịch

Nếu người nộp thuế sử dụng tài liệu, chứng từ không phản ánh đúng giá trị thực tế hoặc bản chất giao dịch nhằm làm giảm nghĩa vụ thuế, cơ quan có thẩm quyền có thể xem xét ấn định thuế.

Việc thực hiện giao dịch không phù hợp với bản chất kinh tế nhằm giảm thuế cũng thuộc nhóm hành vi cần đặc biệt lưu ý.

4.9. Vi phạm quy định về giao dịch liên kết

Doanh nghiệp có giao dịch liên kết cần tuân thủ nghĩa vụ kê khai, xác định giá giao dịch liên kết và cung cấp thông tin theo quy định.

Trường hợp không thực hiện đúng nghĩa vụ kê khai, xác định giá hoặc không cung cấp thông tin theo yêu cầu pháp luật, doanh nghiệp có thể thuộc trường hợp bị ấn định thuế.

Các trường hợp nêu trên được tổng hợp theo nội dung công bố về Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15. https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/cac-truong-hop-an-dinh-thue-cua-co-quan-thue-119260330144503108.htm

4.10. Trường hợp liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu

Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, việc ấn định thuế còn phải xem xét theo pháp luật quản lý thuế, pháp luật hải quan và quy định liên quan đến từng loại hàng hóa.

Các tình huống có thể phát sinh rủi ro gồm:

• Không khai thuế hoặc khai báo không đầy đủ, chính xác;
• Sử dụng hồ sơ, chứng từ hoặc dữ liệu không hợp pháp để khai thuế;
• Không cung cấp tài liệu cần thiết để xác định nghĩa vụ thuế theo thời hạn quy định;
• Không giải trình được những vấn đề liên quan đến căn cứ xác định số thuế phải nộp;
• Khai báo mã số hàng hóa, trị giá hoặc xuất xứ không đúng thực tế, làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp hoặc chế độ ưu đãi thuế;
• Thực hiện giao dịch không đúng thực tế hoặc không phản ánh đúng bản chất kinh tế, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế;
• Không tự xác định được số thuế phải nộp hoặc không chấp hành yêu cầu kiểm tra hợp lệ của cơ quan hải quan.

Việc áp dụng biện pháp ấn định trong lĩnh vực hải quan phải căn cứ vào quy định chuyên ngành hiện hành và hồ sơ cụ thể của lô hàng.

5. Ai có quyền ấn định thuế?

Thẩm quyền ấn định thuế phải được xác định theo pháp luật quản lý thuế và các quy định hướng dẫn có hiệu lực tại thời điểm giải quyết vụ việc.

Về nguyên tắc, cơ quan quản lý thuế có thẩm quyền thực hiện việc xác định nghĩa vụ thuế theo quy định; đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, cơ quan hải quan thực hiện thẩm quyền tương ứng trong lĩnh vực hải quan.

Không nên mặc định các chức danh hoặc cơ cấu cơ quan thuế được nêu trong văn bản cũ vẫn giữ nguyên sau những thay đổi về tổ chức bộ máy và pháp luật. Khi nhận được quyết định ấn định thuế, người nộp thuế cần kiểm tra cơ quan ban hành, người ký, căn cứ pháp lý và phạm vi thẩm quyền của quyết định.

6. Trình tự, thủ tục ấn định thuế

Thủ tục ấn định thuế cần được thực hiện theo quy định pháp luật đang có hiệu lực, bao gồm các quy định về căn cứ, phương pháp, thẩm quyền, thông báo và quyết định ấn định thuế.

Về phía doanh nghiệp, có thể chủ động theo dõi và xử lý theo các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra văn bản của cơ quan thuế

Khi nhận được thông báo hoặc quyết định liên quan đến việc ấn định thuế, doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Cơ quan và người có thẩm quyền ban hành;
• Lý do, căn cứ pháp lý được viện dẫn;
• Kỳ tính thuế và nội dung nghĩa vụ thuế liên quan;
• Hồ sơ, dữ liệu được sử dụng làm cơ sở xác định nghĩa vụ thuế;
• Thời hạn thực hiện nghĩa vụ và quyền giải trình, khiếu nại theo quy định.

Bước 2: Đối chiếu hồ sơ kế toán và hồ sơ khai thuế

Doanh nghiệp nên rà soát tờ khai thuế, sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng và các tài liệu liên quan đến giao dịch bị xem xét.

Nếu phát hiện sai lệch, cần xác định nguyên nhân, phạm vi ảnh hưởng và chuẩn bị tài liệu giải trình phù hợp.

Bước 3: Thực hiện nghĩa vụ theo quyết định hợp pháp

Người nộp thuế cần xem xét nội dung quyết định, thời hạn thực hiện và các quy định hiện hành về nghĩa vụ nộp thuế, tiền chậm nộp cũng như xử lý vi phạm nếu có.

Không nên tự động áp dụng thời hạn hoặc mẫu biểu được trích dẫn từ văn bản cũ mà chưa kiểm tra hiệu lực và quy định chuyển tiếp.

Bước 4: Thực hiện quyền giải trình, khiếu nại hoặc khởi kiện khi có căn cứ

Nếu không đồng ý với căn cứ hoặc số thuế bị ấn định, người nộp thuế nên thu thập tài liệu chứng minh, gửi văn bản giải trình hoặc thực hiện quyền khiếu nại, khởi kiện theo đúng trình tự và thời hạn pháp luật quy định.

Việc thực hiện quyền khiếu nại hoặc khởi kiện cần được xem xét cùng với nghĩa vụ thi hành quyết định và quy định pháp luật áp dụng trong từng trường hợp.

Lưu ý: Bài viết này không chốt cứng thời hạn gửi quyết định trong 3 ngày làm việc hoặc mẫu 01/AĐT theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, bởi cần đối chiếu quy định hướng dẫn và chuyển tiếp đang có hiệu lực sau khi Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 được áp dụng từ ngày 01/07/2026.

7. Làm thế nào để hạn chế nguy cơ bị ấn định thuế?

Để giảm rủi ro phát sinh trong quá trình quản lý thuế, doanh nghiệp nên thực hiện các công việc sau:

• Đăng ký thuế và nộp hồ sơ khai thuế đúng quy định;
• Đối chiếu định kỳ doanh thu, chi phí, hóa đơn và số liệu trên sổ kế toán;
• Lưu trữ hợp đồng, chứng từ thanh toán, hồ sơ giao nhận và tài liệu chứng minh giao dịch;
• Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn trước khi hạch toán và kê khai;
• Ghi nhận đúng giá trị giao dịch thực tế, bảo đảm hồ sơ phản ánh đúng bản chất kinh tế;
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai và cung cấp thông tin về giao dịch liên kết nếu thuộc đối tượng áp dụng;
• Chủ động xử lý sai sót khi phát hiện và phối hợp với cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định.

Nếu chưa chắc chắn về cách xử lý hồ sơ hoặc phát sinh dấu hiệu sai lệch nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp nên rà soát sớm để có phương án khắc phục phù hợp.

>>> Giải thể tại Ba Đình – Hà Nội

>>> Giải thể tại Giảng Võ – Hà Nội